0
Browsing Category

effektivitet

1 In Bullet Journal/ effektivitet/ fokus/ planering/ Tid

Den där att göralistan

Idag kan man säga att jag blir rejält utmanad i bloggutmaningen. Dagens ämne är #planering. Hela min blogg handlar om planering i stort sett. Jag väljer att bjuda er på en pdf.

EN BRA ATT GÖRALISTA

Att få till en bra och fungerande att göra-lista är inte så svårt som det kan verka. Det handlar om att skriva ner allt, bestämma vad som är viktigt just nu och sedan göra ännu en granskning och bestäma vad som ska göras först.

När det gäller att göra-listan så är det viktigaste att den är skriven på ett sådant sätt att den är till hjälp i vardagen. Den ska vara enkel och begriplig.

MITT BÄSTA TIPS

Mitt bästa tips när det kommer till att göra-listan är att inte ha en massa olika listor utan istället lista allt på ett och samma ställe för att sedan välja därifrån. Det jag kallar för en brutto-lista. Risken med att ha många olika listor är att du blir splittrad och missar det som gäller just nu och så hamnar du i en situation där du antingen har för kort om tid eller där deadline redan är passerad. Allt på samma ställe och du behöver inte oroa dig för att glömma.

EN SAK I TAGET

När du sitter där med din lista så kom alltid ihåg att det är en sak i taget som gäller. Det är ingen större idé att försöka sig på att göra flera saker samtidigt. Det förlorar du tid på samt att kvalitén på det du gör blir sämre. Och kom också ihåg att när du väljer uppgifter för dagen så är det uppgift som bestämmer tiden och inte tvärtom. Alltså inte klämma in en stor uppgift när du får en lucka. Däremot kan du såklart påbörja den om ditt syfte med det är att faktiskt enbart påbörja och sedan planera in för vidare arbete nästa dag eller vid nästa möjliga tillfälle.

JAG BJUDER PÅ EN PDF

Idag bjuder jag på en pdf med hur du gör för att få till en bra att göra-lista. Skriv ut den eller lägg den där du hittar den på datorns skrivbord. Använd den när du känner dig överväldigad över allt du har att göra.

OM DU VILL LÄSA MER OM PLANERING

Om du känner att du vill läsa mer om planering så finns det gott om inlägg inom ämnet här i bloggen.

att göra-listan

 

4 In 5am/ effektivitet/ personlig utveckling/ planering/ produktivitet/ Tid

Utvärdering är en grundbult för utveckling

Dagens ämne i bloggutmaningen är #veckansbästa. Ett bra ämne tycker jag eftersom det är viktigt att uppmärksamma vad man har gjort bra. Vi fokuserar allt för ofta på det vi inte är nöjda med och det är synd tycker jag och dessutom tar det oss inte framåt.

VARFÖR JAG UTVÄRDERAR MIN VECKA

Jag utvärderar alltid min vecka på söndagar. Då sätter jag mig ner och ser över vad som har hänt, vad jag har gjort, hur det gick och vad jag behöver tänka på till nästa vecka. Detta är verkligen guld värt för både mig personligen men också för mitt företagande. Som företagare gäller det att hela tiden vara ”on top of things”. Vad ligger närmast i tiden så vad är viktigt att fokusera på just nu. Om jag inte utvärderar mina veckor så är det lätt att jag missar en viktig detalj som kan vara förödande längre fram. Det är inte bra.

På det personliga planet är det bra av den anledningen att det är så lätt att tänka att inget blir gjort. Det är inte alltid något stort händer under veckan. Varje vecka jag har ett stort fantastiskt spännande uppdrag att ta tag i som kommer spegla hela min känsla. De veckorna eller dagarna är det lätt att känna att jag bara står och stampar och inget händer vilket inte är sant. ”Ståveckor” behövs också. Det är då jag utvecklar och ordnar med administration.

ETT KVITTO PÅ RESULTAT

En utvärdering är ett kvitto kan man säga. Där står klart och tydligt vad som hänt och vad som inte hänt. Ibland finns där guldstjärnor, ibland hjärtan och ibland ett stort kryss rakt över. Ett såkallat dåligt resultat är också ett resultat. Hur du hanterar resultatet är det som är viktigt. Väljer du att bli deppig och tycka att inget går som du har tänkt eller tar du på dig grovhandskarna och stövlar ut och tar tag i saken. Det är helt upp till dig.

HUR SKA DEN SE UT?

Vad man tar med i sin utvärdering kan man behöva klura på. Det beror på dig och vad du gör på dagarna men den behöver inte vara avancerad. Bestäm dig för fyra-fem frågor som du besvarar varje vecka och använd sedan svaren i din planering för kommande vecka. Frågorna kan vara ungefär så här:

Hur har veckan varit?
Vad är jag nöjd med?
Vad har känts jobbigt?
Har jag uppnått de mål jag satt för veckan?
Är jag redo för nästa vecka?

… OCH BARA FÖR ATT DET ÄR KUL ATT FYLLA I LISTOR

Jag älskar listor. Vem gör inte det liksom?

Något som jag gjort den här veckan som var planerat?

Nu är jag ju jag en planeringsnörd och när jag planerar så ser jag också till att göra det jag tänkt. Jag har fått gjort allt jag tänkt förutom möjligen skriva på boken så mycket som jag hade önskat.

Något som jag har gjort som inte var planerat?

Ja, radioinslaget i P3 kom som en överraskning. En kul sådan. Det är alltid roligt att få prata i radio.

Veckans upptäckt:

Jag kan ju faktiskt skriva säljbrev om jag bara sätter mig ner och fokuserar på det. När jag väl bestämde mig och satte rädslan åt sidan så blev det gjort.

Veckans känsla:

Övergripande bra men jag är lite småstressad över boken. Inte att jag inte ska hinna utan över att det är tusen och en pusselbitar som ska sammanfogas och det är lätt att tappa bort någon.

Veckans frukost:

Man kan säga att jag missade veckans frukost denna veckan. Jag går på ett affärsmöte varje onsdag morgon som jag älskar och får massor med energi av. Denna veckan hade jag inte möjlighet utan fick skicka någon annan i mitt ställe.

Veckans magi:

Oj, det är nog två saker. Först, flödet i att få det som stått på att göra-listan-gjort. Det har gått undan denna veckan. Inte att jag gjort det fort utan att det har flytit på. Nummer två att prata i radio. Jag tycker verkligen om det och jag känner mig alltid uppåt och glad efteråt.

Betyg på veckan: 

Alltså den har ju varit bra men den där bokpusselbitsstressen har satt sig som en jobbig känsla i magen. Det behöver jag göra något åt. Men förutom det, en riktigt bra vecka.

utvardering-ar-ett-kvitto-pa-resultat

10 In effektivitet/ enkelhet/ fokus/ personlig utveckling/ produktivitet/ Tid

Tänk inte perfektion utan lärdom

I bloggutmaningen är ämnet #dagensuppgift. Och jag måste säga att jag faktiskt har klurat på vad jag ska skriva om hela dagen. De andra som är med i utmaningen har skrivit om vikten av planering och prioritering eller gett en dagens uppgift till sina läsare.

Jag skriver ofta om planering och prioritering och i nästan varje inlägg jag skriver har jag med något för er att tänka på så jag kände att det är ju inte så annorlunda eller unikt. Och nä, det måste det inte vara såklart.

EN UTMANING OCH EN SEGER

Så medan jag har suttit och arbetat med min dagens uppgift som i sig är en stor utmaning för mig för det ligger inom ett område som jag har svårt för så har jag haft bloggen i bakhuvudet. Utmaningen för mig idag har varit att skriva ett säljbrev och helt ärligt, det är inte min grej. Jag kan prata med människor och jag kan skriva böcker men säljbrev är inte min expertis. Men jag fick gjort det. Det är klart och jag känner mig fantastiskt nöjd faktiskt. Nästan så att det är värt att fira för jag har ruvat på det här ett par dagar. Det har snurrat i mina tankar och idag kom det till mig.

Gör det enkelt. Ibland är det bättre att få det gjort än att få det perfekt.

Det fick mig att komma igång och när jag väl satte mig ner så tog det knappa timmen att knåpa ihop det. Jag hade det ju redan inom mig.

TÄNK INTE PERFEKTION UTAN LÄRDOM

Så vad jag vill jag säga med detta. Jo, att många gånger tror vi att något är väldigt svårt för att vi inte känner oss bekväma med just den typen av uppgift. När vi känner på det viset väljer vi gärna att lägga uppgiften åt sidan för att göra senare. Det som är med det här att lägga undan det till senare är att det obekväma kommer inte försvinna. Du kommer känna likadant nästa gång också med skillnaden att nu kanske det blir bråttom istället.

Idag vill jag att du tar med dig detta när du sitter och tycker att en uppgift känns läskig, obekväm eller svår. Bara börja. Gör lite i alla fall och med största sannolikhet kommer du över tröskeln och det blir lättare. Och tänk inte perfektion utan lärdom.

Tänk inte perfektion utan lärdom

0 In effektivitet/ fokus/ personlig utveckling/ planering/ produktivitet/ Tid

När det inte blir som man tänkt

I dag har jag planerat att jag ska göra uppdateringar på hemsidan och se över fakturor men så bestämmer internet sig för att inte riktigt fungera. Med ett svajande internet blir uppdateringar på hemsidan enbart en frustration och fakturaprogrammet kommer jag inte in i överhuvudtaget. Hur reagerar jag? Med irritation.

SE TILL ATT VÄNDA DET NEGATIVA

Att jag reagerar med irritation fick mig att tänka till lite. Att bli arg för att internet inte fungerar gör ingen som helst skillnad. Det kommer inte magiskt börja fungera igen för att jag sitter på min stol och studsar. Internet bryr sig inte ett dugg att jag har en plan för dagen och att jag helst vill få gjort det som står på min att-göra-lista idag och slippa skjuta upp det till senare. Nope, inte ett dugg. Trist men sant.

Så vad gjorde jag? Jag tog fram min kalender och såg över min att-göra-lista igen. Jag har en lista där jag skriver ner allt det jag vill göra under hela veckan från vilken jag sedan väljer ut uppgifter till min dagliga lista. På listan fanns flera saker som inte kräver internet så jag skrev en ny lista för dagen helt enkelt.

Istället för att fortsätta vara irriterad såg jag till att vända på situationen till något positivt. Jag valde sådant som jag kan göra istället för att vara arg på det jag inte kan få gjort just nu. Istället för hemsidefix skrev jag ner information om en föreläsning till en kund och jag påbörjade en offert med förslag på föreläsning för en annan kund. Och jag började skissa på en skrivplan för nästa del i skrivprocessen av nästa bok.

DET FINNS ALLTID ANNAT ATT TA TAG I

Det är lätt att fastna i att det som är bestämt gäller men eftersom livet inte ser ut som det gör på ett organiserat papper så behöver vi anpassa oss efter de omständigheter som kommer vår väg. Vi kan inte styra allt. Vi kan enbart styra vårt humör och vår attityd. Vi kan välja hur vi vill reagera på något frustrerande som händer.

Ibland finns det en lösning, något annat att ta tag i, och andra gånger inte men istället för att bli arg så kan vi reagera med låta det vara som det är. Kanske kan vi ta det där mötet med kollegorna som det aldrig verkar finnas tid för eller ta en paus och dricka en kopp te. För det mesta är det så att det som inte fungerar ganska snabbt kommer i ordning igen.

HITTA DINA VERKTYG FÖR HUR DU VILL REAGERA

Det är viktigt att du hittar ditt sätt och dina verktyg för hur du vill reagera och agera när saker inte blir som du har tänkt. Att reagera med att känna sig dålig för att man inte hunnit med det som står på listan när dagen är slut är inte en bra metod. Det är snarare en bromskloss i din produktivitet.

Bestäm dig i förväg hur du vill tänka när något du inte tänkt händer. Det är lättare att agera på ett visst sätt om man har en idé om hur det är så klura på det och bestäm dig.

ATT-GÖRA-LISTAN

 

0 In 5am/ effektivitet/ enkelhet/ Familjen och livet/ fokus/ personlig utveckling/ planering/ produktivitet/ Tid

Tillbaka till rutinerna

I min familj smygstartade vi vardagsrutinerna i förra veckan. Ett av barnen började skolan och vi fick damma av väckningsprocessen, se-till-att-få-i-sig-frukostprocessen, allt-i-väskan-processen samt komma-ut genom-dörren-med-alla-kläder-på-processen. Jag är glad att dessa rutiner sitter i ryggmärgen.

Att ha rutiner är viktigt för oss inte bara för att underlätta utan för att vår hjärna och kropp tycker om när vi gör saker på samma sätt varje dag. När jag säger det så menar jag inte att allt i livet behöver följa ett visst mönster utan att det som är återkommande varje dag och som kan orsaka stress är i ordning. Det gör skillnad för vårt humör och för vår effektivitet.

DETTA ÄR VIKTIGT NÄR DU SKA SKAPA EN RUTIN

När du ska skapa en bra rutin är det viktigt att den är enkel, är lätt att upprepa och den ska kännas naturlig. Det är även bra om rutinen är rimlig och går att genomföra för dig. Att skapa rutiner tar ett tag och för att du ska komma till det läget där det går av sig själv så behöver innehållet i rutinen vara anpassat efter dig och/eller gruppen.

Det är också viktigt att inte påbörja många förändringar samtidigt. Det blir snabbt för tungt och det är lätt att falla ifrån. Ta det som känns viktigast först och fokusera på det. När du känner dig bekväm med en rutin kan du börja träna in en ny.

DAGEN BESTÅR AV FLERA DELAR

När det kommer till vardagsrutiner så handlar det om sådant som ska göra din dag lättare och ge dig det du behöver för att få dagen att löpa på ett smidigt sätt. Jag tänker att dagen består av flera delar och att dessa kräver en egen tanke och rutin. Jag delar in dagen i:

Morgonrutin

I morgonrutinen ingår det som händer från att du vaknar till att du börjar arbeta. Med arbete menar jag det som är din dagssyssla. Du kan vara anställd, driva eget eller vara hemma med dina barn. Det är ditt liv som styr.

Denna rutin skulle jag nog säga är uppdelad i två för min del. Först har jag min fokustimme och sedan kommer det som har med min familj att göra. När barnen är lämnade och jag kommer tillbaka äter jag min frukost och sedan påbörjar jag min arbetsdag.

Arbetsrutin

Arbetsrutinen börjar antingen från att du stänger din ytterdörr, har lämnat av dina barn eller från när du påbörjar din arbetsdag. För mig börjar den när jag kommer hem igen efter att ha lämnat barnen i skolan och jag har ätit min frukost.

Eftersom jag redan har planerat min dag i och med fokustimmen så sätter jag igång dagen med det jag har bestämt är prioritet ett.

Efter-jobbet-rutin

Efter-jobbet-rutinen för mig börjar när jag hämtar min son från fritids. Jag avslutar mitt arbete, hämtar sonen och sedan gäller det som står på familjeagendan för dagen. Aktiviteter, middag, läxor och barnens kvällsrutiner.

Kvällsrutin

Kvällsrutinen i det här fallet är den som börjar när barnen ligger i sin säng. Min egna. Den som avslutar min dag.

Detta är hur jag ser min dag och det behöver inte stämma på dig. Det kan låta som min dag är väldigt inrutad men så är det inte. Jag vill belysa att detta är så jag ser uppdelningen av min dag. Det är inte bara en dag som börjar när jag vaknar och slutar när jag lägger mig utan det finns en logisk följd.

TÄNK SÅ HÄR

Att ha rutiner för rutinernas skulle är ingen större vits utan det är viktigt att skapa de rutiner som uppfyller en önskan i ditt liv. Det kan vara en önskan om ordning, effektivitet, lugn eller jämnt energiflöde. Du vet själv vad som saknas för dig och vad som behöver förbättras.

Att skapa en rutin är både något praktiskt och mentalt. Det praktiska är hur du ska gå tillväga för att uppnå ditt mål och det mentala är hur du vill må tack vare den rutin som du skapar.

Fundera på vad det är du känner saknas och känn efter vad du ska göra för att förbättra den situationen. Du har redan en morgonrutin och säkert en kvällsrutin till exempel. Ger de dig det du vill att det ska ge? Ger morgonrutinen dig energi och fokus för din dag och ger kvällsrutinen dig ett avslut av dagen och ro att sova? Här får du några frågor du kan ställa dig till dig själv:

Vilken nytta ska rutinen medföra?
Vad är syftet med rutinen?
Hur vill du må?
Vad ska rutinen innehålla?
Vad behöver du göra för att den nya rutinen ska fungera?

Skriv gärna ner dina svar och utarbeta sedan en plan utifrån dina svar.

FÖRSLAG PÅ MER LÄSNING OM RUTINER

En crash-course i 5 AM
7 förslag på vanor/aktiviteter att lägga in i din fokustimme
Min perfekta dag

Tillbaka till rutinerna

 

2 In effektivitet/ produktivitet/ Tid

Isabella Löwengrip om effektivitet

Det här med effektivitet är en ständig fråga. Hur gör jag för att vara så effektiv som möjligt i betydelsen att då det jag önskar gjort. Det korta svaret på den frågan är att välja en sak och fokusera på den men självklart finns det ett väldigt långt svar.

Idag tänker inte jag svara på frågan utan jag delar ett inlägg som Isabella Löwengrip, Blondinbella, har skrivit. Hon berättar om hur hon gör för att klara av att bolla tre företag med två barn och man. Jag gillar hennes lista för att den är mänsklig. Man kan få tycka vad man vill om Isabella men en fantastisk entreprenör det är hon. Skulle jag få möjlighet att sitta ner och prata med henne skulle jag boka av allt annat och snabbt sätta mig på ett tåg till Stockholm.

Här är inlägget.

Berätta gärna vad du tycker.

11800527_10206967736493625_6746544449147081936_n

2 In effektivitet/ fokus/ planering/ produktivitet/ Tid

När semesterlängtan tar över produktiviteten

5 sätt för produktivitet när du är som mest omotiverad

Jag tror inte jag är ensam om att de senaste veckorna av fantastiskt sommarväder har gjort att det varit svårt att fokusera och vara produktiv. Det kan bli tufft när semesterlängtan blir så stor att det blir svårt att fokusera på arbetet. Då blir det än viktigare att hålla sig till sina rutiner och det blir en rejäl träning i disciplin.

DET FINNS INGA GENVÄGAR TILL ATT FÅ SAKER GJORDA

Det viktigaste för att finna fokus och på så sätt bli produktiv är att se till att den miljö du är i är rätt för uppgiften och att den uppgift du valt är den rätta uppgiften. Det kanske inte är den mest motiverande uppgiften men den som behöver bli gjord och med rätt miljö menar jag att du har eliminerat distraktioner.

Det finns oftast inga genvägar till att få saker gjorda. Det enda sättet är att sätta igång och arbeta och sedan fortsätta tills det blir klart. Att vänta in det rätta tillfället eller den rätta känslan är dömt att misslyckas. Det är upp till dig att skapa det rätta tillfället och den känsla du önskar i den stund du behöver. Motivation finns inte alltid där men den går att framkalla.

5 SÄTT FÖR PRODUKTIVITET NÄR DU ÄR SOM MEST OMOTIVERAD

Idag vill jag dela med mig av en lista på 5 punkter som kan vara till hjälp för dig att vara produktiv när du är som mest omotiverad.

1. Gör listan till din vän
Jag vet, den återkommer alltid men när du är som mest omotiverad är det också vanligt att ha en känsla av att inte veta vad man ska göra. Detta trots att allt känns stressigt. Så skriv en lista varje dag över det som behöver bli gjort. Och som vanligt: välj de tre viktigaste uppgifterna och gör dem helst först.

2. Se till att äta
Ett vanligt fenomen när det är mycket att göra är att glömma att äta eller att inte äta bra mat. För att hålla motivationen och energin uppe gäller det att kroppen får sin mat så att du orkar. Förbered i förväg och se till att alltid ha i alla fall frukt tillgängligt.

3. Arbeta i block
Använd dig av till exempel Pomodorometoden. Den kommer hjälpa dig att komma igång med en uppgift och det som ofta händer när du väl kommit igång är att motivationen kommer och det blir lättare att fortsätta.

tid för te

4. Stäng ner sociala medier
Är du omotiverad kommer varje pling i telefonen dra till sig din fulla uppmärksamhet och plötsligt har allt för mycket tid gått åt till att kolla andras statusar och ditt arbete har inte gått framåt. Stäng av ljudet på telefonen eller se till att alla notifikationer är avstängda. Håll dig borta helt enkelt!

5. Tvinga inte fram något
Självklart är det så att vissa stunder går det bara inte. Hur mycket du än försöker så kommer inte energin eller motivationen. Ta en promenad, gå gör dig en kopp te eller sätt dig på en bänk och titta på folk en stund. Gör något annat och gå sedan tillbaka.

Självklart är det så att den här listan fungerar året om. Det är inte bara när semesterlängtan tar över men jag tänkte att den kan komma till nytta nu när solen skiner och ledigheten hägrar.

DETTA KOMMER FRAMÖVER

För mig är detta min sista officiella arbetsvecka. Det betyder att jag efter fredag inte har några uppdrag eller klienter som jag arbetar med. Jag kommer dock sitta och skriva på min nästa bok under sommaren.

Här på bloggen och på Instagram kommer det vara sommartema från och med vecka 26. Då presenterar jag årets sommarutmaning som jag kallar för #skönmorgon5am. Håll utkik på måndag den 27 juni då första inlägget i sommarutmaningen kommer här på bloggen.

Men innan dess har du tre inlägg att se fram emot.

4 In effektivitet/ personlig utveckling/ planering/ Tid

Hur lång tid tar det? Lär dig bedöma tid

En av de saker som många av mina klienter och läsare tycker är svårast är att bedöma hur lång tid olika uppgifter och aktiviteter tar. Hur ska jag kunna tidsbestämma uppgifterna på planeringen om jag inte vet hur lång tid det tar för mig att utföra? En bra fråga helt klart och mitt svar är väldigt sällan uppskattat: Det kan enbart du veta.

TIDSÅTGÅNGEN ÄR INDIVIDUELL

Jag vet inte hur lång tid det tar för dig att göra en uppgift tyvärr. Jag vet bara hur lång tid det tar för mig. Däremot är jag väldigt duktig på att uppskatta hur lång tid det mesta tar att göra men det är ändå inte min sak att tala om det för dig. Du behöver lära dig det själv. Och det kan du!

TRÄNING GER FÄRDIGHET

Att bedöma tid är en träningssak. Det är något som du får lära dig utifrån erfarenhet och det gör du genom att vara noggrann i din analys av din planering. Alltså när du gör din planering så skriver du också hur lång tid de olika uppgifterna ska ta och sedan när du utför dessa så klockar du dig. Den tid det sedan tar skriver du också in i din planering och på så sätt kommer du få en referensram för framtida planering. Du kan inte från ena dagen till den andra veta hur lång tid det tar. Du får kolla dig själv helt enkelt. Detta gör du under en period och sedan har du din referensram klar att titta på när du planerar och efter ännu ett tag så sitter det i ryggmärgen.

EN MALL TILL DIN HJÄLP

Men för att hjälpa dig en bit på vägen så har jag skapat en enkel mall åt dig. En mall där du utifrån tid skriver in olika uppgifter. Detta trots att jag i förra inlägget talade om för dig att uppgift går före tid men detta är för att du ska kunna skapa dig en bedömningsförmåga. Det är fortfarande alltid storlek på uppgift som avgör vilken tid det kommer att ta.

Jag hoppas du får en fingervisning med hjälp av denna mall.

 
dorro.se dorro.se