0
Browsing Tag

att göralista

2 In planering/ produktivitet

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

Har du dagar då du tittar på din att göralista och precis allt är superviktigt? Allt behöver göras idag eller helst igår? Kanske börjar du till och med känna panik över hur du ska hinna klart med allt innan dagen är slut. Detta är inget ovanligt alls och du är inte på något sätt ensam om att känna så här. Det är svårt att prioritera rätt och därför vill jag hjälpa till med fem frågor du kan använda dig av när du prioriterar.

Så här prioriterar du när allt känns brådskandeStanna upp och analysera

De flesta av oss råkar ut för arbetsdagar som känns stressande. Det är för mycket att göra helt enkelt och tiden är knapp och att göralistan tenderar att fyllas på med mer och mer. Till saken hör att när det är för mycket att göra så blir det svårare att fatta vettiga beslut. Det blir svårare att bestämma i vilken ände det är bäst att börja. För börja måste du ju.

När det blir så här stressigt att svetten nästan börjar rinna ner för pannan finns det egentligen bara en sak att göra. Stanna upp. Stanna upp och se över din lista och analysera varje post som står på den. När du tar uppgift för uppgift och ställer dig själv fem frågor så kommer din dag bli enklare och din energi kommer direkt att öka. Inget mirakel på något sätt utan det handlar om att sätta sig ner och skapa en prioriteringsordning som gör att du får det du behöver få gjort på den tid du har till förfogande.

Så här prioriterar du när allt känns brådskandeSå här prioriterar du när allt känns brådskande

När du hamnar i den här stressiga situationen finns fem frågor du kan ställa dig för att skapa en prioriteringsordning som fungerar. Den kräver att du tar en paus och sätter dig ner med din lista och ser över den. Ordentligt. Här är fem frågor du kan använda för att reda ut din att göralista:

1. Vad behöver verkligen bli gjort?
När det känns stressigt finns det ett knep som slår ut alla andra knep och det är att fokusera på enbart idag. Det är enkelt att tro att man ska titta på hela veckans eller månadens arbetsuppgifter och skapa en tidslinje eftersom det ger en känsla av kontroll. Det är inte rätt väg att gå för istället för kontroll kommer du känna dig ännu mer överväldigad.

Det du behöver göra är att fokusera på enbart idag. Vad behöver du få gjort idag? Vad behöver verkligen bli klart?

2. Vilka av dessa brådskande arbetsuppgifter är viktigast?
På din lista borde du ha arbetsuppgifter som alla är viktiga och behöver göras idag. Du behöver komma underfund med vilken uppgift som är viktigast och skapa en prioriteringsordning. Även viktiga och brådskande uppgifter har en prioriteringsordning.

Jag kan förstå att detta kan kännas förvirrande eftersom ju alla arbetsuppgifter på listan är superviktiga. De skulle inte finnas på listan annars.

Nu behöver du ta din viktighetstanke ett steg längre. Vilka konsekvenser kommer du att drabbas av om uppgiften inte blir klar idag? Kommer det påverka någon annan eller kommer din relation med någon att försvåras? Den uppgift som står ut här är den du ska lägga överst på listan och sedan graderar du neråt.

Så här prioriterar du när allt känns brådskande3. Kan någon av dessa brådskande uppgifter delegeras?
No man is an island brukar man ju säga och det är viktigt att komma ihåg det. Nu har du skapat en prioriteringsordning på din viktiglista. På din lista kanske du har uppgifter som helst ska göras idag men ingen kommer att dö om det inte blir gjort.

Är det möjligt för dig att delegera dessa uppgifter till någon annan att göra? Det är alltid värt att ställa sig den frågan. Någon i ditt team kanske kan ta över eller någon annan i din närhet har möjligen expertis att hantera din uppgift åt dig. Det är värt att fråga i alla fall.

4. Vilka uppgifter är viktiga men inte nödvändigtvis brådskande?
Nu har du arbetat med att prioritera de brådskande och viktiga uppgifterna då är det dags att ta en ny titt på listan. Finns det några arbetsuppgifter som är viktiga men inte behöver göras med en gång?

De arbetsuppgiter som hamnar under den här kategorin är ofta större projekt eller kanske strategiarbete. Det är sådant som är svårt att göra på någon timme eller två. Det du gör med dessa är att du tar fram din kalender och blockar tid för dem en annan dag med såpass mycket framförhållning att du blir klar i tid. Skapa deadlines för att vara säker på att du får det gjort.

5. Finns det någon arbetsuppgift som kan tas bort?
Om du är helt ärlig mot dig själv när du tittar på din lista som kommer du hitta sådant som du faktiskt inte behöver göra alls. Det är inte ovanligt att man skapar saker att göra som egentligen inte är relevanta.

Många arbetsuppgifter är det lätt att fortsätta att göra bara för att de alltid funnits där men hur viktigt är det egentligen? På vilket sätt hjälper denna uppgift dig? Det som hamnat i kategorin inte viktigt och inte heller brådskande kan många gånger tar bort helt från listan.

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

En utmaning, men detta fungerar

Att prioritera är ofta en utmaning och extra mycket när allt verkar vara väldigt viktigt. Är du dessutom stressad blir det som sagt ännu svårare. Jag lovar att dessa fem frågor kommer förenkla en stressig dag och en överfull att göralista.

8 In behind the scenes/ fokus

Min prepplista för fokus

prepplista

Även en tidscoach halkar efter ibland och nu är jag i ett sådant läge att det är dags att jag samlar ihop mig. Inga konstigheter alls men det krävs struktur och fokus för att det inte ska bli ett stressmoment. Jag har min egen lilla prepplista.

prepplistaAnledningen bakom

Varför ligger jag efter? Jo, jag blev ju sjuk och inlagd på sjukhus för tre veckor sedan. Inget stort men tillräckligt för att läkarna ville kolla upp mig lite extra. Att inte vara helt fit for fight påverkar såklart min effektivitet. Det hjälper inte att jag är grym på att planera och fokusera när jag somnar sittande. Och lite så har det varit.

De senaste dagarna har jag känt att energin kommit tillbaka. Jag är tillbaka till mig själv men istället känner jag mig splittrad eftersom jag ligger efter. Att ligga efter är ingen skön känsla och är en känsla som är viktig att kunna bemästra.

prepplista

En sak i taget som vanligt

Hur gör jag för att inte stressa upp mig allt för mycket över att jag ligger efter? Jag känner att mitt standardsvar passar väl in här: en sak i taget. Det hjälper i alla lägen. Det går ändå inte att göra flera saker samtidigt. Inte bra i alla fall. Så en sak i taget enligt att göralistan som jag såklart har skrivit.

Det jobbigaste i det här läget är att det mesta jag behöver ta tag i är administrativa uppgifter och det är ju inte direkt det roligaste jag vet. Men som tur är litar jag på mitt fokus i nästan alla lägen. För att jag ska få fokus behöver jag förbereda mig väl. Jag kan inte bara sätta mig ner och göra. Då blir det pannkaka av det hela.

prepplista

En kort prepplista

Igår skrev jag ett inlägg på Instagram om hur jag preppar inför det jag kallar för tråkiga arbetsuppgifter. Enkla saker jag gör för att ta mig själv in i fokus. Listan ser ut så här:

  • Städar ordning mitt arbetsbord om det är rörigt. Får ta max 10 minuter av min tid att fixa. Ordning ger mig lugn.⠀
  • Skriver en tydlig att göralista där jag skrivit listan i prioritetsordning.
  • Häller te i min fina tekanna istället för att låta det vara kvar i bryggkannan och tar fram en fin tekoppp.⠀
  • Jag har enbart den uppgift jag ska göra framför mig och ett papper för anteckningar på höger sida om datorn. För det där jag kommer på under tiden men inte vill ska uppehålla mig.⠀
  • Och jag sätter på musik som sätter mig i arbetsstämning. För min del blir det oftast någon jazz.⠀

prepplista

Bemästra känslan av att ligga efter

Även du kan hitta ditt sätt för att hantera känslan som kommer över dig när du känner dig överväldigad eller stressad över att du ligger efter. Gå till dig själv och fundera över vad som är anledningen att du stressar upp dig.

  • Är det att andra förväntar sig något av dig?
  • Att du känner dig dålig för att du inte är klar?
  • Kan det vara att du inte har en tydlig struktur?

Det finns många anledningar till att komma efter och det är viktigt att förstå att det blir så här ibland. Om orsaken är tydlig så finns det ingen anledning att bli uppstressad. Vi kan inte påverka det som har hänt men vi kan göra nuläget hanterligt. Och det är det du ska fokusera på.

  • Hur gör jag för att ta mig framåt på ett smidigt sätt?

Och som alltid: skriv ner vad du behöver göra och skapa en arbetsmiljö som är behaglig att arbeta i.

Vi kan inte påverka det som har hänt men vi kan göra nuläget hanterligt.

11 In lista/ planering/ produktivitet

1-3-5-metoden, en riktigt bra att göralista

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralistaI maj 2012 presenterade Linkedin en undersökning där resultatet visade att 11 % av de tillfrågade hade gjort klart allt som stod på deras att göralista på slutet av dagen. Femtio procent av dessa personer skrev sina listor för hand och 45 % av dem använde något digitalt program, så det var ingen direkt skillnad mellan det analoga och digitala.

Det jag tänker är anledningen är förmågan att prioritera sina uppgifter rätt men också att-göralistans utformning. Det finns många olika metoder för att skapa bra och fungerande att göralistor och idag vill jag fokusera på 1-3-5-metoden.

Längst ner i inägget finns en film där jag förklarar om du hellre vill lyssna än läsa själv.

Uppgift bestämmer tid

1-3-5 metoden är ett sätt att tydligt se vilken karaktär din uppgift har. Är det en mindre och ganska snabb uppgift eller är det ett större projekt som löper över längre tid. Den här metoden utgår från storlek och inte tid i första hand. Som jag skrivit flera gånger tidigare så finns det en regel gällande detta som alltid är bra att komma ihåg.

Uppgift bestämmer tid. Tid bestämmer inte uppgift.

Med detta menas att du ska titta på uppgiftens storlek och bedöma hur mycket tid du behöver och inte tänka, nu har jag tid så jag klämmer in den här uppgiften. Att klämma in uppgifter kan väl vara bra vid vissa väldigt pressade tillfällen men när du planerar ska du generellt utgå ifrån att inget ska klämmas in. Du ska ha den tid du behöver för att göra uppgiften så bra som du önskar och då behöver uppgiftens storlek vara det du utgår ifrån.

Självklart behöver du tänka på att du har deadlines att följa men om du påbörjar dina uppgifter i god tid så får uppgiftens storlek vara i fokus istället för stressen på grund av brist på tid.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralista1-3-5-metoden

Som sagt pratar vi om storlek här och 1-3-5-metoden har delat upp uppgifterna i tre storlekar:

1. Stora uppgifter
2. Mellanstora uppgifter
3. Mindre uppgifter

Och vad betyder då det här? Det kan helt klart vara svårt att känna av vilken uppgift som faller under vilken nivå men tänk så här:

Stora uppgifter
En stor uppgift är något som tar mellan en till tre timmar eller mer men att det är den tiden du väljer att lägga under en och samma dag. Det är projekt som pågår över tid eller ett mindre projekt som kräver fokus och uppmärksamhet.

Här väljer du en uppgift.

Mellanstora uppgifter
En mellanstor uppgift är sådant som tar omkring en timme. Något som du gör som inte kräver att du tar en längre paus mellan.

Här väljer du tre uppgifter.

Mindre uppgifter
En mindre uppgift tar definitivt under timmen och ibland enbart en kvart. Det är sådant som du lägger in under dagen för att få variation från den stora uppgiften och mellan de mellanstora uppgifterna.

Här väljer du fem uppgifter.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralistaSjälva planeringen

När du planerar inför din dag eller för all del din vecka utgår du från denna mall. Det hjälper dig att bedöma vad som är viktigast eftersom du utgår ifrån uppgiftens storlek och när uppgiften behöver vara klar. Dessutom ger det dig möjlighet att bedöma att din tid under dagen eller veckan räcker till.

Du kan alltså välja att använda mallen som en del av din veckoplanering eller för din dagliga planering. Du kan också ha den som både veckoplanering och daglig planering. Du kan se det som att du skriver huvudrubriken på veckoplaneringen och underrubrikerna på den dagliga. Alltså du skalar ner den stora uppgiften i mindre. Det är lättare att arbeta i mindre sjok än stora. Ett stort projekt blir inte lika överväldigande då och det ökar också motivationen att komma igång.

Gör då så här så kommer du märka att du har bättre koll och din effektivitet och ditt fokus ökar. Att ha ordning på sina prioriteringar gör att du får tid över till annat.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralista