0
Browsing Category

produktivitet

6 In entreprenörskap/ produktivitet

Driver du företag? Även du behöver en arbetsbeskrivning

Även du behöver en arbetsbeskrivningDet blev en hel del aha-upplevelser hos flera av er läsare på inlägget jag skrev i söndags. Där jag var lite putt och satte ner foten kring att jag faktiskt inte jobbar på lördagar. Nu vill jag utveckla kring det här med att ha en arbetsbeskrivning. Även egenföretagaren ska ha en sådan.

Även du behöver en arbetsbeskrivningVad är en arbetsbeskrivning?

En arbetsbeskrivning är kort och gott en lista över vad som ingår i ditt arbete. Arbetsbeskrivningen skriv oftast av din chef eller en HR-ansvarig.

Som anställd ska du få en arbetsbeskrivning av din chef. Där kan det så vad som förväntas av dig, vilka arbetsuppgifter du har, vilka arbetstider du har och vad gäller kring sjukdom och övertid. Där ska också finnas en beskrivning av vad som är en godkänd arbetsmiljö både fysiskt och socialt.

Även du behöver en arbetsbeskrivningSe till att du inte faller

Så vad händer när man driver eget företag? Vem ordnar med en arbetsbeskrivning då? Jo, det gör du själv. Du är din egen chef och det är en väldigt bra idé om du själv vet hur du vill ha det. Du sätter reglerna för ditt arbete. Det är som att göra en planering över din dag men istället för det dagliga innehållet är det ramen som håller samman innehållet. Utan ram faller du.

När jag säger faller, så menar jag i första hand två saker:

1. Du jobbar för mycket så du till slut blir sjuk.
2. Du jobbar för lite så du kommer efter och företaget går dåligt.

Även du behöver en arbetsbeskrivningEtt jobb jag inte behöver ta semester från

Att driva företag är roligt och för mesta är det passion som driver oss och därför kan det kännas som det inte är nödvändigt att vara ledig eller ta semester. Det finns ett citat som används flitigt av entreprenörer:

My goal is to create a life I don’t need a vacation from

Det är en bra inställning tycker jag men det betyder inte att man ska jobba ihjäl sig och aldrig vara ledig. Även en passionerad entreprenör och egenföretagare behöver sätta sig ner och tänka över sin arbetssituation då och då.

Även du behöver en arbetsbeskrivningArbetsbeskrivning för egenföretagaren

Jag är ingen expert på arbetsbeskrivningar men jag har drivit företag ett tag och jag vet vad som är viktigt för mig. Jag har läst en och annan arbetsbeskrivning när jag varit anställd men också i jobbannonser. Och jag är bra på att planera och en arbetsbeskrivning är lite som en verksamhetsplan slash målplan.

Tänk så här:

Huvudmålet med verksamheten
Vad är det viktigaste med ditt jobb och utveckla beskrivningen så att den innehåller dina arbetsuppgifter under en månad, vecka och dag. Alltså vad gör du i ditt företag.

Delmål eller stödmål
Här går du ner mer i detalj. Vilka steg behöver du ta för att nå huvudmålet? Var detaljerad och konkret, helst så konkret att du kan sätta siffror på vad som ska göras: hur många som ska säljas, hur många som ska ringas och hur ofta det ska marknadsföras till exempel.

Arbetstider och arbetsbörda
Det är här det börjar bli lite tricky. Det är många gånger svårt att stoppa sig själv när man älskar sitt arbete men tänk så här: Om du hade anställda skulle du kräva av dem att de ska arbeta alla dagar i veckan, varje kväll och ibland till och med på natten? Antagligen inte. Så varför gör du själv det? Sätt arbetstider som du känner känns rimliga för dig och bestäm vad som är en rimlig arbetsbörda under en dag. Arbetsbördan styr du sedan med din vecko- och dagliga planering. Glöm inte lägga in dina pauser i arbetstiden.

Människor och relationer
En arbetsplats ingår i ett socialt sammanhang, även om den kan innehålla få kontakter med andra människor. Som soloföretagare har du relationer med andra människor också fast du sitter ensam på ditt kontor. Beskriv de relationer som finns, vad de innebär och hur de ska hanteras. Skriv ner vilka du skulle vilja möta och varför. Du kan också skriva ner hur ofta du vill ha möten IRL med andra företagskollegor eller möjliga samarbetspartners. Här ingår nätverkande.

Fysisk arbetsmiljö
Jobbar du hemifrån eller hyr du in dig på ett kontor någonstans? Vad är viktigt för dig för att du ska kunna arbeta bra? Vad distraherar dig? Hur vill du sitta? Behöver du lyssna på musik och stör du kanske någon annan person om du gör det?

Sjukdom och övertid
Hur gör du om du blir sjuk? Du är ensam. Hur hanterar du det? Gör en plan så du slipper ligga med dåligt samvete i feberdimman. Vad gäller om du har en deadline och det kräver att du jobbar övertid? Tar du då ledigt en heldag så fort du är klar?

Utvecklingssamtal och utvärdering
Det är inte helt lätt att ha utvecklingssamtal med sig själv kanske men det är viktigt att utvärdera sitt arbete med jämna mellanrum. Förslagsvis en gång i kvartalet. Skapa en mall för utvärdering som du går igenom. Åk iväg någonstans och ha en dag för utvecklande och utvärdering av företaget och ditt arbete. Ta med andra entreprenörer och gör det tillsammans eller unna dig en natt på hotell helt för dig själv.

Även du behöver en arbetsbeskrivningBli din egen boss

Om du vill läsa mer om att vara en boss. Din egen eller någons boss, så rekommenderar jag att du kikar in hos Clara med bossbloggen. Hon skriver att vara sin egen chef ur många olika vinklar.

2 In planering/ produktivitet

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

Har du dagar då du tittar på din att göralista och precis allt är superviktigt? Allt behöver göras idag eller helst igår? Kanske börjar du till och med känna panik över hur du ska hinna klart med allt innan dagen är slut. Detta är inget ovanligt alls och du är inte på något sätt ensam om att känna så här. Det är svårt att prioritera rätt och därför vill jag hjälpa till med fem frågor du kan använda dig av när du prioriterar.

Så här prioriterar du när allt känns brådskandeStanna upp och analysera

De flesta av oss råkar ut för arbetsdagar som känns stressande. Det är för mycket att göra helt enkelt och tiden är knapp och att göralistan tenderar att fyllas på med mer och mer. Till saken hör att när det är för mycket att göra så blir det svårare att fatta vettiga beslut. Det blir svårare att bestämma i vilken ände det är bäst att börja. För börja måste du ju.

När det blir så här stressigt att svetten nästan börjar rinna ner för pannan finns det egentligen bara en sak att göra. Stanna upp. Stanna upp och se över din lista och analysera varje post som står på den. När du tar uppgift för uppgift och ställer dig själv fem frågor så kommer din dag bli enklare och din energi kommer direkt att öka. Inget mirakel på något sätt utan det handlar om att sätta sig ner och skapa en prioriteringsordning som gör att du får det du behöver få gjort på den tid du har till förfogande.

Så här prioriterar du när allt känns brådskandeSå här prioriterar du när allt känns brådskande

När du hamnar i den här stressiga situationen finns fem frågor du kan ställa dig för att skapa en prioriteringsordning som fungerar. Den kräver att du tar en paus och sätter dig ner med din lista och ser över den. Ordentligt. Här är fem frågor du kan använda för att reda ut din att göralista:

1. Vad behöver verkligen bli gjort?
När det känns stressigt finns det ett knep som slår ut alla andra knep och det är att fokusera på enbart idag. Det är enkelt att tro att man ska titta på hela veckans eller månadens arbetsuppgifter och skapa en tidslinje eftersom det ger en känsla av kontroll. Det är inte rätt väg att gå för istället för kontroll kommer du känna dig ännu mer överväldigad.

Det du behöver göra är att fokusera på enbart idag. Vad behöver du få gjort idag? Vad behöver verkligen bli klart?

2. Vilka av dessa brådskande arbetsuppgifter är viktigast?
På din lista borde du ha arbetsuppgifter som alla är viktiga och behöver göras idag. Du behöver komma underfund med vilken uppgift som är viktigast och skapa en prioriteringsordning. Även viktiga och brådskande uppgifter har en prioriteringsordning.

Jag kan förstå att detta kan kännas förvirrande eftersom ju alla arbetsuppgifter på listan är superviktiga. De skulle inte finnas på listan annars.

Nu behöver du ta din viktighetstanke ett steg längre. Vilka konsekvenser kommer du att drabbas av om uppgiften inte blir klar idag? Kommer det påverka någon annan eller kommer din relation med någon att försvåras? Den uppgift som står ut här är den du ska lägga överst på listan och sedan graderar du neråt.

Så här prioriterar du när allt känns brådskande3. Kan någon av dessa brådskande uppgifter delegeras?
No man is an island brukar man ju säga och det är viktigt att komma ihåg det. Nu har du skapat en prioriteringsordning på din viktiglista. På din lista kanske du har uppgifter som helst ska göras idag men ingen kommer att dö om det inte blir gjort.

Är det möjligt för dig att delegera dessa uppgifter till någon annan att göra? Det är alltid värt att ställa sig den frågan. Någon i ditt team kanske kan ta över eller någon annan i din närhet har möjligen expertis att hantera din uppgift åt dig. Det är värt att fråga i alla fall.

4. Vilka uppgifter är viktiga men inte nödvändigtvis brådskande?
Nu har du arbetat med att prioritera de brådskande och viktiga uppgifterna då är det dags att ta en ny titt på listan. Finns det några arbetsuppgifter som är viktiga men inte behöver göras med en gång?

De arbetsuppgiter som hamnar under den här kategorin är ofta större projekt eller kanske strategiarbete. Det är sådant som är svårt att göra på någon timme eller två. Det du gör med dessa är att du tar fram din kalender och blockar tid för dem en annan dag med såpass mycket framförhållning att du blir klar i tid. Skapa deadlines för att vara säker på att du får det gjort.

5. Finns det någon arbetsuppgift som kan tas bort?
Om du är helt ärlig mot dig själv när du tittar på din lista som kommer du hitta sådant som du faktiskt inte behöver göra alls. Det är inte ovanligt att man skapar saker att göra som egentligen inte är relevanta.

Många arbetsuppgifter är det lätt att fortsätta att göra bara för att de alltid funnits där men hur viktigt är det egentligen? På vilket sätt hjälper denna uppgift dig? Det som hamnat i kategorin inte viktigt och inte heller brådskande kan många gånger tar bort helt från listan.

Så här prioriterar du när allt känns brådskande

En utmaning, men detta fungerar

Att prioritera är ofta en utmaning och extra mycket när allt verkar vara väldigt viktigt. Är du dessutom stressad blir det som sagt ännu svårare. Jag lovar att dessa fem frågor kommer förenkla en stressig dag och en överfull att göralista.

7 In produktivitet/ prokrastinering

3 orsaker till att du prokrastinerar som du säkert redan känner till

3 orsaker till att du prokrastinerarProkrastinering existerar även på sommaren och semestern. Projekten du tänkt ta tag i hela året väntar på dig men något annat kommer hela tiden i vägen. Det är ju sommar trots allt och det är mycket som pockar på uppmärksamhet. Den stora frågan är om det verkligen är sant eller om det mesta är ursäkter.

Många orsaker till prokrastinering

Det finns många anledningar till att vi prokrastinerar, skjuter saker på framtiden, så ska jag skriva ner alla blir det en hel bok. Ha, vänta, den boken har jag redan skrivit. Hur som helst idag vill jag uppmärksamma dig på tre vanliga orsaker till prokrastinering.

Prokrastinering grundar sig ofta i någon form av rädsla eller obehag och du kan med en dos detektivarbete och en dos envishet leta fram din orsak. Dina orsaker/ursäkter har du format och skapat under din livsstid och du är antagligen så bra på att använda dig av dessa orsaker/ursäkter att du inte ens märker det själv. De tre som jag presenterar idag är vanliga och inte så svåra att lokalisera eller förstå men ändå tillhör de vardagen för många.

3 orsaker till att du prokrastinerar3 orsaker till att du prokrastinerar som du säkert redan känner till

1. Du känner dig överväldigad

Den här tror jag att de flesta av oss har råkat ut för. Att göralistan känns lång och magen knyter sig av alla val som behöver göras för att få något gjort. Istället för att ta tag i något på listan så blir inget alls gjort men förmodligen väljer du bara något av det som känns enkelt. Inte nödvändigtvis det som är viktigt men något blir gjort. Och där och då känns det bra eftersom det också sparar tid och öppnar upp tid till det som är viktigt. Denna logik fungerar tyvärr inte i realiteten men för stunden är rogivande.

Lösning: Du har hört den förr. Hur äter man en elefant? En bit i taget. Dela upp de stora uppgifterna du har i mindre bitar. Max 45 minuter. Ta en taget, gör klart och gå vidare till nästa. Din effektivitet och motivation ökar och det blir lättare att jobba emot den jobbiga känslan av att det är för stort och för mycket.

3 orsaker till att du prokrastinerar2Du ogillar det du ska göra

Det går inte att tycka om allt. På att göralistan finns det allt som oftast något som inte är en favorituppgift men den behöver göras ändå. Kanske är det egentligen inte så att du ogillar uppgiften utan den ger dig någon sorts obehagskänsla som bottnar i något du varit med om tidigare. Oavsett så leder det till att du gör allt du kan för att skjuta upp uppgiften till en annan gång. En annan gång som kommer komma oavsett du vill det eller inte och detta skapar en oro som gnager. Ju längre du väntar desto större blir den gnagande känslan.

Lösning: Återigen något du hört många gånger förut: Se till att belöna dig. Våra hjärnor älskar belöningar som ligger nära i tiden. Får den något för arbetet så blir det plötsligt inte alls så jobbigt. Ge dig själv något för arbetet. Vad det är beror på vad du tycker om och vad som triggar dig. Om du inte riktigt vet vad som triggar dig till att komma igång så ta dig en ordentlig funderare och skriv sedan en lista över de saker du kommer på. Kan vara bra att ha. För mig är Netflix alltid en bra morot. Jag har alltid en serie på gång så när jag är klar ser jag en del.

3 orsaker till att du prokrastinerar3. Du behöver känna en större mening

Jag jobbar bättre under press. Har du hört någon säga det eller brukar du säga det själv? Kanske ligger det sanning i det men det kan inte vara sant varje gång för en uppgift behöver en viss tid att utföras och finns inte den tiden så blir det svårt. Personer som gillar press kommer att fortsätta intala sig själv att de utför arbetet bäst i sista stund och kommer att fortsätta skjuta uppgiften på framtiden.

Lösning: Skapa dina egna deadlines. Skapa falsk press. Detta låter kanske helt galet på ett sätt för vem vill stressa men så länge det inte är farlig stress så är det okej och om detta inte görs hela tiden så skadar det inte. Alltså, se till att sätta deadlines som ligger nära i tiden och bestäm vad du ska göra under den tid du har avsatt. Sätt gärna denna deadline före den faktiska så att du ger dig själv utrymme att kontrollera och känna dig nöjd.

Tänk dig in i situationen att det är dags för en brainstormingsession. Du och din projektgrupp har 30 minuter på er att komma på en lösning. Varken mer eller mindre tid. Vad händer? Jo, ert fokus kommer vara på lösningen och allt ni säger kommer att öppna upp nya spår att tänka i. Samma är det med att sätta en egen deadline. Du öppnar upp för kreativitet.

3 orsaker till att du prokrastinerarJobba med din självdisciplin

Att komma över prokrastineringsproblematik handlar mycket om självdisciplin. Självdisciplin handlar om att behärska dina impulser. Det är att klara av att inte agera på det som känns mest bekvämt just nu och till exempel vänta på belöningen som kommer senare. Detta, som så mycket annat, är en övningssak.

Jag tycker det verkar som vi blir sämre och sämre på det här med självkontroll och disciplin. Kanske en känsla bara men det är så mycket som pockar på uppmärksamhet hela tiden med sociala medier och nyhetsbrus. Det gör det svårare att fokusera och så faller kontrollen för oss. Med träning och för dig anpassade verktyg går detta att jobba med och kontrollera.

Vad har du att ta tag i?

Då är frågan: Vad har du tänkt göra på semestern som du ännu inte har tagit tag i? Börja med att fråga dig själv om det verkligen är så att detta är viktigt för dig och är det fortfarandet det så är det dags att agera. Kanske kan någon av de listade lösningarna i det här inlägget vara till hjälp eller så har du en egen metod i bakfickan. Tänk vad skönt det kommer kännas när du är klar. Det brukar i alla fall jag tänka och det hjälper mig.

Hur vet du att du prokrastinerar? En definition.
Klara dina deadlines du också
Matar du din surdeg

4 In effektivitet/ fokus/ produktivitet

Så hur går det med dina deadlines? – en nulägesrapport

nulägesrapportEntreprenörskollega: Så Dorotea hur går det med dina deadlines? Du har ju deadlinevecka denna veckan har jag förstått.

Jag: Jo, tack jag tycker det går bra men det går lite för långsamt fram och hastigheten kan jag inte göra så mycket åt. Skriva är ju en process trots allt. Hur går det med ditt arbete?

Entreprenörskollega: Äh, jo, men jag har vikt tvätten och sorterat pappershögen och så satt jag ute i solen en stund eller, ähum, tre timmar. Ja, och så har jag gått igenom bankkontot för att se om folk har betalat.

Jag: Jaha, du har en sådan vecka du? Vad skönt.

Entreprenörskollega: Ja, jo, fast egentligen ska jag ju formulera två offerter och göra klart en kunds…

Detta är ur ett samtal jag hade med en entreprenörskollega för någon dag sedan. En person som jag pratar ofta med och som jag visste också har en full vecka denna veckan. Jag ville kolla av hur det gick för henne för det är alltid trevligt att någon bryr sig tycker jag. Det är tufft att jobba mot deadlines när man är sin egen chef. Det finns ju alltid så mycket annat som behöver göras. Vi har oftast inte någon som vi kan be att sköta vår marknadsföring eller fakturera åt oss medan vi fokuserar på vår deadline. En egenföretagare är allt i ett. Roligt för det mesta men påfrestande allt för ofta.

nulägesrapportPlanering inför intensivt deadlinearbete

Jag avsatte måndagen denna veckan till att göra allt det där andra. Mejla, fakturera, greja klart småsaker och skriva blogginlägg. Alltså det där som tar tid av min dag men som också blir en bra undanflykt för att komma undan det jag faktiskt behöver göra. Det är bra att minska den listan så mycket det bara går.

Jag skrev en lista över uppgifter och aktiviteter som tar max femton minuter att göra som jag kan göra när jag behöver en paus eller tänka på något annat. Det är svårt att hålla fokus på samma sak i flera dagar.

nulägesrapportEn pauslogg

Jag skapade även en pauslogg eftersom jag vet med mig att jag glömmer att ta paus när jag har mycket att göra och är igång. Min arbetsdag börjar när barnen är lämnade på morgonen och jag ätit lite frukost, vilket blir omkring 09:00 och sedan är jag barnfri till klockan 15:00. Det ger mig sex timmar lugn arbetstid. Jag kan jobba sex timmar i streck för det är så jag fungerar när jag väl kommit igång men det är ju inte så bra. Därför en pauslogg. Varje arbetstimme kräver femton minuter paus har jag bestämt. Det blir sex kvartar men en av pauserna lägger jag dubbel tid för jag behöver ju äta lunch också. Ja, jag vet det är intensivt men sedan efter klockan 15:00 tar jag ledigt fram tills barnen lagt sig och då kanske jag grejar lite mer så det är inte så mycket. Bara väldigt intensivt under sex timmar.

nulägesrapportJag gillar intensivt arbete

Det har fungerat rätt så bra hittills men jag är inte klar än. Det är många timmars arbete kvar och jag måste ju erkänna att jag gillar det. Jag tycker om att ha en intensiv period då och då. Känna den där känslan, som i alla fall jag får, när jag får klart sak efter sak. Inte att blanda ihop med känslan när man väntat ut deadline för länge och jobbar som en tok för att bli klar. De kan likna varandra men den ena är tillfredsställande och den andra fylld med ångest. Jag väljer det första.

Helgen är lång denna veckan så jag delar upp den. Torsdag och fredag kväll är planerade. På torsdag ska vi till min syster på middag och på fredag är det dags för efterlängtad tjejkväll. Det blir jobb några timmar per dag men det blir inte samma fokus som när jag är ensam hemma, men det gör inget. Jag har inget emot att jobba med familjen omkring mig.

nulägesrapportNulägesrapport

Sammanfattningsvis känns det som jag är på banan och att utsikterna är goda men det kan förstås ändras snabbt. Kanske behöver alla gem sorteras eller de udda strumporna matchas. Det är sådant man inte vet så här i förväg.

nulägesrapport

PS. För er som undrar hur pausloggen ser ut. Den är simpel. Bilder på den kommer.

8 In fokus/ produktivitet/ sinnesro

”Brain dump” – ett effektivt sätt att tömma huvudet på tankar

brain dumpHänder det att ditt huvud är så fullt med tankar som flyger runt att det känns som huvudet ska explodera? Inget verkar riktigt höra samman med varandra och du tycker det är svårt att separera vad som är relevant att hantera från en tanke som bara råkar dyka upp. Det är fullt på hårddisken och error är nära. Då mina vänner är det dags för en ”brain dump”.

Vad är en ”brain dump” för något?

”Brain dump” låter inte så trevligt men jag lovar att det är effektivt. Det är helt enkelt en metod för att tömma huvudet på tankar så de inte längre snurrar runt utan någon för tillfället relevant koppling. När allt är tömt blir det lättare att fokusera och se vad som är meningsfullt att ta tag i. En ”brain dump” är bra när:

  • Du har en hektisk vecka eller period och det känns som du inte kan hålla en enda sammanhängande tanke längre än någon sekund.
  • Att göralistan är så lång att du inte längre använder den utan istället skapar flera nya listor.
  • Det känns som du dras åt många olika håll samtidigt.

En tydlig gemensam nämnare som jag har märkt när jag coachat är att när det känns som det är för mycket så sätter många sig ner och får inget gjort alls istället. Stressen ökar såklart av detta och det försvinner massor med tid. Det blir som en förlamning på något sätt.

Vad behövs?

Det här är enkelt så det behövs inte mycket. Du behöver inte ha någon vacker anteckningsbok, om du inte gärna vill såklart, och inte heller något fancy datorprogram. Det räcker med papper och penna. Vilket papper som helst och vilken penna som helst. Simpelt. Och jag skulle nog överväga att hämta en kopp te eller kaffe också. Då blir stunden ännu trevligare.

När du har allt så sätt dig bekvämt och om möjligt i tystnad.

brain dumpHur gör man?

Återigen, det är enkelt. Knepet är att inte tänka för mycket eller bry dig om hur fint du skriver. Fundera inte heller på vad som verkar vettigt eller inte. Skriv ner allt som kommer i den ordning som det kommer och lägg ingen värdering på det du skriver. Låt det bara komma i den takt det vill. Ditt mål är att tömma huvudet på alla tankar som rusar runt där uppe utan att pressa fram något. När orden tar slut är det tillfälligt tomt.

Det är inget konstverk du skapar. Du ska kravlöst skriva ner allt som kommer och bara låta det landa där på pappret. Du kommer känna dig lättare och lättare.

Dags att organisera

Så vad har du nu framför dig? Jo, en lista såklart. Nu har tidscoachen lurat dig till att skriva en lista igen. Jag kommer alltid tillbaka till den där listan eller hur? Jag tror så innerligt på att det skrivna har kraft. Ditt nästa steg är att organisera din ”brain dump”lista.

Om du vill kan du stanna här. Ibland är det tömma huvudet som behövs och sedan går det att komma igång med arbetet igen. Det är inte alltid som ett fullt huvud betyder att du inte vet vad du ska göra. Ibland är det att alla andra tankar stör.

Väljer du att gå vidare så är det nu du får lov att ta fram den fina handstilen och den vackra anteckningsboken om du vill. Däri skriver du den nya organiserade listan. Här kan du gå loss på kategorier och färgkodning om du vill också. Gör så här:

Gå igenom listan du just skrev och börja med att stryka sådant som du tycker känns onödigt eller som bara hänger med för att det alltid har gjort det. När du har tagit bort det som inte ska vara med är det dags att skapa den nya fräscha listan. För över en sak i taget och stryk från brain dumplistan efter hand så du inte råkar ta med samma flera gånger. Det sista du gör är markera om något är extra viktigt så du vet vad du bör börja med.

Nu kan du sätta igång med ditt arbete igen och med det som är mest relevant att du tar tag i.

brain dumpFika med en vän

Känner du dig lättare nu? Det gör alltid jag när jag gör detta men jag vill tillägga en sak till. Det går även utmärkt att sätta sig i en soffa, fåtölj eller vid ett fikabord tillsammans med sin bästa vän med tekoppen i hand och prata. När du umgås med en vän som verkligen lyssnar kommer du få samma effekt minus den fint skrivna listan förstås.

För mig är soffprat en avgörande del för att få ordning på mina tankar och struktur i mitt arbete. Så ring din vän och säg att det är hög tid för er att organisera era hjärnor.

11 In lista/ planering/ produktivitet

1-3-5-metoden, en riktigt bra att göralista

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralistaI maj 2012 presenterade Linkedin en undersökning där resultatet visade att 11 % av de tillfrågade hade gjort klart allt som stod på deras att göralista på slutet av dagen. Femtio procent av dessa personer skrev sina listor för hand och 45 % av dem använde något digitalt program, så det var ingen direkt skillnad mellan det analoga och digitala.

Det jag tänker är anledningen är förmågan att prioritera sina uppgifter rätt men också att-göralistans utformning. Det finns många olika metoder för att skapa bra och fungerande att göralistor och idag vill jag fokusera på 1-3-5-metoden.

Längst ner i inägget finns en film där jag förklarar om du hellre vill lyssna än läsa själv.

Uppgift bestämmer tid

1-3-5 metoden är ett sätt att tydligt se vilken karaktär din uppgift har. Är det en mindre och ganska snabb uppgift eller är det ett större projekt som löper över längre tid. Den här metoden utgår från storlek och inte tid i första hand. Som jag skrivit flera gånger tidigare så finns det en regel gällande detta som alltid är bra att komma ihåg.

Uppgift bestämmer tid. Tid bestämmer inte uppgift.

Med detta menas att du ska titta på uppgiftens storlek och bedöma hur mycket tid du behöver och inte tänka, nu har jag tid så jag klämmer in den här uppgiften. Att klämma in uppgifter kan väl vara bra vid vissa väldigt pressade tillfällen men när du planerar ska du generellt utgå ifrån att inget ska klämmas in. Du ska ha den tid du behöver för att göra uppgiften så bra som du önskar och då behöver uppgiftens storlek vara det du utgår ifrån.

Självklart behöver du tänka på att du har deadlines att följa men om du påbörjar dina uppgifter i god tid så får uppgiftens storlek vara i fokus istället för stressen på grund av brist på tid.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralista1-3-5-metoden

Som sagt pratar vi om storlek här och 1-3-5-metoden har delat upp uppgifterna i tre storlekar:

1. Stora uppgifter
2. Mellanstora uppgifter
3. Mindre uppgifter

Och vad betyder då det här? Det kan helt klart vara svårt att känna av vilken uppgift som faller under vilken nivå men tänk så här:

Stora uppgifter
En stor uppgift är något som tar mellan en till tre timmar eller mer men att det är den tiden du väljer att lägga under en och samma dag. Det är projekt som pågår över tid eller ett mindre projekt som kräver fokus och uppmärksamhet.

Här väljer du en uppgift.

Mellanstora uppgifter
En mellanstor uppgift är sådant som tar omkring en timme. Något som du gör som inte kräver att du tar en längre paus mellan.

Här väljer du tre uppgifter.

Mindre uppgifter
En mindre uppgift tar definitivt under timmen och ibland enbart en kvart. Det är sådant som du lägger in under dagen för att få variation från den stora uppgiften och mellan de mellanstora uppgifterna.

Här väljer du fem uppgifter.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralistaSjälva planeringen

När du planerar inför din dag eller för all del din vecka utgår du från denna mall. Det hjälper dig att bedöma vad som är viktigast eftersom du utgår ifrån uppgiftens storlek och när uppgiften behöver vara klar. Dessutom ger det dig möjlighet att bedöma att din tid under dagen eller veckan räcker till.

Du kan alltså välja att använda mallen som en del av din veckoplanering eller för din dagliga planering. Du kan också ha den som både veckoplanering och daglig planering. Du kan se det som att du skriver huvudrubriken på veckoplaneringen och underrubrikerna på den dagliga. Alltså du skalar ner den stora uppgiften i mindre. Det är lättare att arbeta i mindre sjok än stora. Ett stort projekt blir inte lika överväldigande då och det ökar också motivationen att komma igång.

Gör då så här så kommer du märka att du har bättre koll och din effektivitet och ditt fokus ökar. Att ha ordning på sina prioriteringar gör att du får tid över till annat.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralista

8 In effektivitet/ fokustimme/ produktivitet

7 anledningar till att du ska upp och hoppa

upp och hoppaNär började du din dag idag? När du går upp på morgonen och när du börjar din dag är inte nödvändigtvis samma sak. Det är inget självändamål att gå upp tidigt på morgonen, utan om du väljer att göra det så ska det ha ett syfte. Sova är trots allt både bra och skönt. Min fråga lyder kanske egentligen:

Vad behöver du för att komma igång?

Upp och hoppaVi har lika mycket tid

När jag pratar med mina klienter eller människor som jag träffar och de berättar för mig att de inte hinner göra det de önskar så ställer jag ofta just den här frågan. Vad behöver du för att komma igång? Vi har ju alla lika mycket tid och ändå hinner vissa med mycket mer. Jag tror absolut att vi är olika och att vissa bara är så där effektiva men en sak som de som är effektiva har gemensamt är att de använder tiden till de önskar få gjort. Alla som är effektiva är inte nödvändigtvis organiserade så det kan går inte att använda som argument. Jag har träffat de mest röriga människor som får gjort bra mycket mer än mig och jag är en effektiv person.

Det är upp till dig

Om du önskar använda din tid till att titta på teve eller surfa på nätet så är det helt upp till dig men då kan du inte klaga på att du inte får annat gjort. Eller om du önskar att cykla hela dagarna så är det också okej men då kan du inte klaga på att det inte är städat hemma eller att du inte hann med det ena eller det andra.

Du kan inte klaga på att du inte uppnår dina mål om du inte använder den tid du har till förfogande för att ta steg framåt. Det är helt upp till dig att göra framsteg. Självklart kan det komma hinder i vägen men om du aktivt arbetar så kommer även hinder att skingras.

Om du vill få saker gjorda som idag inte blir gjorda för att du kanske inte använder tiden rätt eller för att du sover bort din morgon eller för att morgontimmarna eller kvällstimmarna för den delen försvinner till onödiga saker så föreslår jag det här: Upp och hoppa!

Upp och hoppa7 anledningar till att du ska upp och hoppa

1. Hoppa upp på morgonen
Jag vet att det kan vara tufft att gå upp tidigt men jag lovar att det är en vanesak. Om du verkligen vill nå ett specifikt mål så fråga dig själv om det kanske kan tänkas vara värt att komma igång i god tid på morgonen. Slösa inte bort morgontimmarna. De är magiska.

2. Hoppa upp ur soffan
Det är trevligt att se film eller följa serier men frågan är om det är värt det om det gör att du inte når dina mål. Vad tar du tid ifrån? Och tänk dessutom vilken skillnad det gör för hälsan. Det är inte nyttigt att sitta still. Gå en promenad istället och samla dina tankar och låt din idé gro. Vi blir inte framgångsrika framför teven.

3. Hoppa upp och avsluta något
Har du något som väntat länge på att bli färdigt? Kan vara värt att göra det istället för att ligga och dra sig på morgonen eller sitta kvar i soffan?

4. Hoppa upp och påbörja något
Har du en idé du velat komma igång med länge men inte tar dig för? Försök att ignorera det hinder du känner och sätt igång. Gör något litet som gör att uppgiften är igångsatt. Använd motivationen du kommer känna av att ha påbörjat till att fortsätta.

5. Hoppa upp och få försprång
Om du börjar tidigare får du försprång istället för att ständigt känna dig efter. Du kan slippa stressa. Det behövs inte mycket mer än en timme för att känna sig rik på tid.

6. Hoppa upp och gör något med en annan person
Finns det någon som du saknar eller som du borde ha tillbringat tid med? Kanske finns det någon på din arbetsplats du velat lära känna länge. Ta några minuter och gå förbi deras skrivbord och säg hej. Ring en vän. Det behöver inte ta hela din dag.

7. Hoppa upp och gör något annorlunda
Vad skulle hända om du skulle göra något du inte brukar? Frångå din vanliga rutin och vidga din komfort zon. Vem vet vad det kan leda till?

Vilken gillar du?

Upp och hoppa

6 In effektivitet/ lista/ produktivitet

Ett oräkeneligt antal småsteg – 10 principer för framgång

10 principer för framgång

Vad är framgång egentligen? För någon kan det vara att springa ett maraton, för en annan att lägga sig nöjd på kvällen och för ännu en annan att klara av att göra ingenting en stund. Något det är för alla är ett oräkneligt antal småsteg. Idag bjuder jag på 10 principer för framgång som jag tycker överensstämmer med hur jag tänker.

Definitionen på framgång

Framgång definieras som något som man lyckas med eller något man uppnår men också att resultatet överträffar förväntningarna. För att kalla något en framgång behöver det ha funnits en tanke, vision eller uppsatt mål i början. En riktning att styra mot. Om ett halvår ska jag springa maraton och komma i mål. Det som är framgång för mig är kanske något som du inte värderar speciellt högt medan något som är framgång för dig är något som jag bara drömmer om att klara av. Med andra ord, framgång är svårt att jämföra.

Det är vanligt att vi mäter framgång i pengar eller hur mycket en person syns på TV men för den personen kanske det är vägen mot den faktiska framgången. Det kan inte vi veta. Och det intressanta med framgång är att mållinjen är gjord av stretch. Den hamnar längre och längre fram ju närmare vi kommer. Varför? Jo, för vi tycker om att utvecklas och vi ser hela tiden mer potential och möjligheter.

10 principer för framgång

10 principer för framgång

1.Du har ansvar för din framgång
När du bestämmer att ditt liv är ditt eget är den dagen då framgång blir möjligt. När du förstår att du ansvarar för att du tar dig framåt.

2. Du behöver inte återuppfinna hjulet
För att bli framgångsrik betyder inte att du behöver komma på något helt nytt. Det går bra att se vad andra har gjort och sätta din egen prägel på det. Om du ska springa en maraton så finns det säkert hur många träningsprogram som helst. Välj ett.

3. Inget framsteg utan handling
Om du inte påbörjar idag så kan du inte avsluta imorgon. Sätt igång direkt och börja röra dig i rätt riktning. Då kommer framgången.

4. Uthållighet vinner
Det tar tid att nå fram och det gäller att vara uthållig. Det går inte att bestiga Mount Everest på en dag. Det krävs förberedelse, ett helt team som hjälper dig och sedan många många dagar av vandring.

5. Fokus är allt
Det enda sättet att effektivt ta sig framåt är genom 100 % fokus på uppgiften. När du jobbar med ditt specifika mål gäller det att du gör enbart det. Många bollar i luften tar dig inte dit du vill.

10 principer för framgång

6. Misslyckande är nödvändigt
Kom ihåg att om det du tänkte inte riktigt fungerar så finns det alltid möjlighet att tänka om och börja om igen. Låt dett misslyckande vara en erfarenhet att använda för att nå fram.

7. Positivitet föder produktivitet
Att gå runt och känna att ingenting fungerar kommer inte hjälpa dig framåt. Positivitet tar dig en lång väg. Till och med genom det som just nu känns omöjligt. Leta fram något som fungerar i allt det svåra och fokusera på det en stund.l

8. Tro på att du kan
Det känns kanske ouppnåligt nu men du behöver tro på att du kan nå dit du vill. Engagemang, uthållighet, beslutsamhet och tid är det som kommer ge dig den framgång du önskar.

9. Hjälp andra
När du hjälper andra människor bli bättre blir du bättre samtidigt. När du klurar på hur du kan hjälpa någon annan kanske du samtidigt kommer på lösningen på ett problem i din process. Många av de mest framgångsrika människorna lägger mycket tid på att hjälpa andra.

10. Framgång är ett oräkneligt antal småsteg
Under din resa växer du som människa. Du lär dig nytt och du möter nya människor. För att uppnå det du önkar är det viktigt att du är villig att utvecklas.

2 In planering/ produktivitet

April, april, I love you

APRIL, APRILI LOVE YOU

Bästa månaden på året är här. Det är april och med den kommer våren, blommorna, solen, värmen och dessutom fyller jag år. Hurra för mig.

Detta skrev jag om i mars

Innan jag börjar att gå igenom mina mål för april vill jag se tillbaka på mars. Mars är lite av en transportsträcka känner jag varje år. En mellanmånad på något sätt. Jag är trött på vintern och vill bara att våren ska komma. Min vårtrötthet slog till tidigt i år så en del av mars kändes som ett töcken och dålig energi som resultat.

Under mars skrev jag mycket om nya boken vilket inte var så konstigt eftersom det äntligen var dags för boksläpp. Jag skrev också om dagarna när inget känns peppande och jag startade ”Breven från dorro”.

Jag ska bara Dorotea Pettersson

Jag fick hem ett första exemplar av boken och jag blev genast lite nykär. Känslan när den låg där i brevlådan är lite svår att beskriva faktiskt.

mål

Jag skrev om att det finns dagar då inget känns speciellt peppande och att det är okej att känna så.

Det du önskar ska du få

Jag testade er lite genom att ge er möjligheten att önska er vad ni ville och några av er önskade och ska efter hand få det ni önskade.

från ax till limpa

Jag skrev ett inlägg om min bokresa så om du går i bokskrivartankar läs det här inlägget.

Tre förslag inför tidsomställningen inatt

Självklart kunde jag inte undvika att skriva om tidsomställningen så jag tipsade om tre saker att tänka på och så skrev jag även en debattartikel som publicerades hos SVT opinion.

breven från dorro

Jag skickade ut det första brevet till er som prenumererar på mina nyhetsbrev. Från och med nu är de mer personliga och handlar inte om det ni kan läsa om på sociala medier. Det går såklart bra att skriva upp sig på listan nu också. Brev nummer två skickar jag denna veckan.

ticseJag avslutade månaden med TV och galamiddag. Fint ska de va’.

Månadens mest lästa inlägg

Det inlägg som flest av er läste var: Hur vet du att du prokrastinerar? En definition och på andra plats kom inlägget om tidsomställningen.

April, april

Då tar vi och pratar lite om april. En ny månad kräver nya mål och för mig skulle jag nog säga att månadens ord är.

STRATEGI

Det kan tyckas att det enda jag gör är att skriva strategiplaner och ibland känns det så också. Det jag behöver göra är att justera min strategi utifrån sådant jag tog till mig under konferensen. Jag har att göra kan man säga men det mesta känns roligt.

När du ska sätta mål inför en ny månad så börja med att titta bakåt som jag precis gjorde.

√ Vad gjorde jag?
√ Vad resulterade det i?
√ Vad behöver jag göra för att ta mig framåt?

Titta i din kalender och se vad som finns bokat redan och anpassa sedan dina uppgifter/aktiviteter efter det. Utgå från den tid du har till ditt förfogande och planera så att du har tid för det viktigaste. Se till att planera in ”detta ser jag fram emot aktiviteter” och gör plats för det oförutsedda men också pauserna.

 

0 In fokus/ produktivitet/ Tid

Det jobbiga guppet i den kreativa processen

den kreativa processen

Idén är superbra. Energin sprudlar och det är svårt att hålla sig från att komma igång. Det känns verkligen helt perfekt och medan planen skrivs blir allt kristallklart. Arbetet sätts igång och plötsligt känns det lite svårare än vad det verkade och engagemanget och takten minskar. Det känns inte roligt alls. Det känns rentav väldigt dåligt och självkänslan skjunker. Trots det fortsätter arbetet med den ursprungliga idén och det börjar klarna igen. Det var bara en litet gupp där i början men det hela flyter på nu. Det känns perfekt.

Känner du igen dig?

Den kreativa processen

Den kreativa processen kan kännas lurig. Den kanske inte är exakt som jag beskriver här men något i den stilen. Som entreprenör känner jag i alla fall igen mig mycket väl och jag ser det hos mina entreprenörs-vänner också. Många sprudlande idéer där vissa blir till något konkret men vägen till resultat är ofta ganska krokig.

Det jag märker med personer med många sprudlande idéer är att de oftast inte är rädda för utmaningen. De antar den gärna och gör det med entusiasm men så händer något. Det där guppet kommer och det är inte alltid det finns energi för att ta sig över. Projektet blir liggande och det händer inte så mycket mer. I alla fall inte förrän det utlovade datumet för lansering närmar sig. Då blir det eld i baken och guppet tas snabbt och det rullar på. Självklart hinner de bli klara i tid.

den kreativa processen

 

Parkinsons lag

Det här att man blir klar i tid oavsett trots att man väntar till sista stund kallas för Parkinsons lag:

En arbetsuppgift kommer att ta exakt den tid som är avsatt för ändamålet.

Den stämmer om tiden för utförandet av arbetet är rimlig från början. För väldigt många är det så att hälften av jobbet görs på 80 % av tiden. Det betyder att du fortfarande har hälften av arbetet kvar att göra när du har 20 % av tiden kvar. Visst känns det onödigt?

Men varför?

Den stora frågan att ställa sig är förstås varför det blir så här? Det finns det ingen enkelt svar på. Det handlar om hur vår hjärna fungerar och hur vi fattar beslut. Beslut som många gånger är omedvetna och som gång på gång gör att man hamnar i klistret.

Och just detta handlar min nya bok om.

jag ska bara