Browsing Category

produktivitet

2 In effektivitet/ fokus/ produktivitet

Så hur går det med dina deadlines? – en nulägesrapport

nulägesrapportEntreprenörskollega: Så Dorotea hur går det med dina deadlines? Du har ju deadlinevecka denna veckan har jag förstått.

Jag: Jo, tack jag tycker det går bra men det går lite för långsamt fram och hastigheten kan jag inte göra så mycket åt. Skriva är ju en process trots allt. Hur går det med ditt arbete?

Entreprenörskollega: Äh, jo, men jag har vikt tvätten och sorterat pappershögen och så satt jag ute i solen en stund eller, ähum, tre timmar. Ja, och så har jag gått igenom bankkontot för att se om folk har betalat.

Jag: Jaha, du har en sådan vecka du? Vad skönt.

Entreprenörskollega: Ja, jo, fast egentligen ska jag ju formulera två offerter och göra klart en kunds…

Detta är ur ett samtal jag hade med en entreprenörskollega för någon dag sedan. En person som jag pratar ofta med och som jag visste också har en full vecka denna veckan. Jag ville kolla av hur det gick för henne för det är alltid trevligt att någon bryr sig tycker jag. Det är tufft att jobba mot deadlines när man är sin egen chef. Det finns ju alltid så mycket annat som behöver göras. Vi har oftast inte någon som vi kan be att sköta vår marknadsföring eller fakturera åt oss medan vi fokuserar på vår deadline. En egenföretagare är allt i ett. Roligt för det mesta men påfrestande allt för ofta.

nulägesrapportPlanering inför intensivt deadlinearbete

Jag avsatte måndagen denna veckan till att göra allt det där andra. Mejla, fakturera, greja klart småsaker och skriva blogginlägg. Alltså det där som tar tid av min dag men som också blir en bra undanflykt för att komma undan det jag faktiskt behöver göra. Det är bra att minska den listan så mycket det bara går.

Jag skrev en lista över uppgifter och aktiviteter som tar max femton minuter att göra som jag kan göra när jag behöver en paus eller tänka på något annat. Det är svårt att hålla fokus på samma sak i flera dagar.

nulägesrapportEn pauslogg

Jag skapade även en pauslogg eftersom jag vet med mig att jag glömmer att ta paus när jag har mycket att göra och är igång. Min arbetsdag börjar när barnen är lämnade på morgonen och jag ätit lite frukost, vilket blir omkring 09:00 och sedan är jag barnfri till klockan 15:00. Det ger mig sex timmar lugn arbetstid. Jag kan jobba sex timmar i streck för det är så jag fungerar när jag väl kommit igång men det är ju inte så bra. Därför en pauslogg. Varje arbetstimme kräver femton minuter paus har jag bestämt. Det blir sex kvartar men en av pauserna lägger jag dubbel tid för jag behöver ju äta lunch också. Ja, jag vet det är intensivt men sedan efter klockan 15:00 tar jag ledigt fram tills barnen lagt sig och då kanske jag grejar lite mer så det är inte så mycket. Bara väldigt intensivt under sex timmar.

nulägesrapportJag gillar intensivt arbete

Det har fungerat rätt så bra hittills men jag är inte klar än. Det är många timmars arbete kvar och jag måste ju erkänna att jag gillar det. Jag tycker om att ha en intensiv period då och då. Känna den där känslan, som i alla fall jag får, när jag får klart sak efter sak. Inte att blanda ihop med känslan när man väntat ut deadline för länge och jobbar som en tok för att bli klar. De kan likna varandra men den ena är tillfredsställande och den andra fylld med ångest. Jag väljer det första.

Helgen är lång denna veckan så jag delar upp den. Torsdag och fredag kväll är planerade. På torsdag ska vi till min syster på middag och på fredag är det dags för efterlängtad tjejkväll. Det blir jobb några timmar per dag men det blir inte samma fokus som när jag är ensam hemma, men det gör inget. Jag har inget emot att jobba med familjen omkring mig.

nulägesrapportNulägesrapport

Sammanfattningsvis känns det som jag är på banan och att utsikterna är goda men det kan förstås ändras snabbt. Kanske behöver alla gem sorteras eller de udda strumporna matchas. Det är sådant man inte vet så här i förväg.

nulägesrapport

PS. För er som undrar hur pausloggen ser ut. Den är simpel. Bilder på den kommer.

8 In fokus/ produktivitet/ sinnesro

”Brain dump” – ett effektivt sätt att tömma huvudet på tankar

brain dumpHänder det att ditt huvud är så fullt med tankar som flyger runt att det känns som huvudet ska explodera? Inget verkar riktigt höra samman med varandra och du tycker det är svårt att separera vad som är relevant att hantera från en tanke som bara råkar dyka upp. Det är fullt på hårddisken och error är nära. Då mina vänner är det dags för en ”brain dump”.

Vad är en ”brain dump” för något?

”Brain dump” låter inte så trevligt men jag lovar att det är effektivt. Det är helt enkelt en metod för att tömma huvudet på tankar så de inte längre snurrar runt utan någon för tillfället relevant koppling. När allt är tömt blir det lättare att fokusera och se vad som är meningsfullt att ta tag i. En ”brain dump” är bra när:

  • Du har en hektisk vecka eller period och det känns som du inte kan hålla en enda sammanhängande tanke längre än någon sekund.
  • Att göralistan är så lång att du inte längre använder den utan istället skapar flera nya listor.
  • Det känns som du dras åt många olika håll samtidigt.

En tydlig gemensam nämnare som jag har märkt när jag coachat är att när det känns som det är för mycket så sätter många sig ner och får inget gjort alls istället. Stressen ökar såklart av detta och det försvinner massor med tid. Det blir som en förlamning på något sätt.

Vad behövs?

Det här är enkelt så det behövs inte mycket. Du behöver inte ha någon vacker anteckningsbok, om du inte gärna vill såklart, och inte heller något fancy datorprogram. Det räcker med papper och penna. Vilket papper som helst och vilken penna som helst. Simpelt. Och jag skulle nog överväga att hämta en kopp te eller kaffe också. Då blir stunden ännu trevligare.

När du har allt så sätt dig bekvämt och om möjligt i tystnad.

brain dumpHur gör man?

Återigen, det är enkelt. Knepet är att inte tänka för mycket eller bry dig om hur fint du skriver. Fundera inte heller på vad som verkar vettigt eller inte. Skriv ner allt som kommer i den ordning som det kommer och lägg ingen värdering på det du skriver. Låt det bara komma i den takt det vill. Ditt mål är att tömma huvudet på alla tankar som rusar runt där uppe utan att pressa fram något. När orden tar slut är det tillfälligt tomt.

Det är inget konstverk du skapar. Du ska kravlöst skriva ner allt som kommer och bara låta det landa där på pappret. Du kommer känna dig lättare och lättare.

Dags att organisera

Så vad har du nu framför dig? Jo, en lista såklart. Nu har tidscoachen lurat dig till att skriva en lista igen. Jag kommer alltid tillbaka till den där listan eller hur? Jag tror så innerligt på att det skrivna har kraft. Ditt nästa steg är att organisera din ”brain dump”lista.

Om du vill kan du stanna här. Ibland är det tömma huvudet som behövs och sedan går det att komma igång med arbetet igen. Det är inte alltid som ett fullt huvud betyder att du inte vet vad du ska göra. Ibland är det att alla andra tankar stör.

Väljer du att gå vidare så är det nu du får lov att ta fram den fina handstilen och den vackra anteckningsboken om du vill. Däri skriver du den nya organiserade listan. Här kan du gå loss på kategorier och färgkodning om du vill också. Gör så här:

Gå igenom listan du just skrev och börja med att stryka sådant som du tycker känns onödigt eller som bara hänger med för att det alltid har gjort det. När du har tagit bort det som inte ska vara med är det dags att skapa den nya fräscha listan. För över en sak i taget och stryk från brain dumplistan efter hand så du inte råkar ta med samma flera gånger. Det sista du gör är markera om något är extra viktigt så du vet vad du bör börja med.

Nu kan du sätta igång med ditt arbete igen och med det som är mest relevant att du tar tag i.

brain dumpFika med en vän

Känner du dig lättare nu? Det gör alltid jag när jag gör detta men jag vill tillägga en sak till. Det går även utmärkt att sätta sig i en soffa, fåtölj eller vid ett fikabord tillsammans med sin bästa vän med tekoppen i hand och prata. När du umgås med en vän som verkligen lyssnar kommer du få samma effekt minus den fint skrivna listan förstås.

För mig är soffprat en avgörande del för att få ordning på mina tankar och struktur i mitt arbete. Så ring din vän och säg att det är hög tid för er att organisera era hjärnor.

10 In lista/ planering/ produktivitet

1-3-5-metoden, en riktigt bra att göralista

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralistaI maj 2012 presenterade Linkedin en undersökning där resultatet visade att 11 % av de tillfrågade hade gjort klart allt som stod på deras att göralista på slutet av dagen. Femtio procent av dessa personer skrev sina listor för hand och 45 % av dem använde något digitalt program, så det var ingen direkt skillnad mellan det analoga och digitala.

Det jag tänker är anledningen är förmågan att prioritera sina uppgifter rätt men också att-göralistans utformning. Det finns många olika metoder för att skapa bra och fungerande att göralistor och idag vill jag fokusera på 1-3-5-metoden.

Längst ner i inägget finns en film där jag förklarar om du hellre vill lyssna än läsa själv.

Uppgift bestämmer tid

1-3-5 metoden är ett sätt att tydligt se vilken karaktär din uppgift har. Är det en mindre och ganska snabb uppgift eller är det ett större projekt som löper över längre tid. Den här metoden utgår från storlek och inte tid i första hand. Som jag skrivit flera gånger tidigare så finns det en regel gällande detta som alltid är bra att komma ihåg.

Uppgift bestämmer tid. Tid bestämmer inte uppgift.

Med detta menas att du ska titta på uppgiftens storlek och bedöma hur mycket tid du behöver och inte tänka, nu har jag tid så jag klämmer in den här uppgiften. Att klämma in uppgifter kan väl vara bra vid vissa väldigt pressade tillfällen men när du planerar ska du generellt utgå ifrån att inget ska klämmas in. Du ska ha den tid du behöver för att göra uppgiften så bra som du önskar och då behöver uppgiftens storlek vara det du utgår ifrån.

Självklart behöver du tänka på att du har deadlines att följa men om du påbörjar dina uppgifter i god tid så får uppgiftens storlek vara i fokus istället för stressen på grund av brist på tid.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralista1-3-5-metoden

Som sagt pratar vi om storlek här och 1-3-5-metoden har delat upp uppgifterna i tre storlekar:

1. Stora uppgifter
2. Mellanstora uppgifter
3. Mindre uppgifter

Och vad betyder då det här? Det kan helt klart vara svårt att känna av vilken uppgift som faller under vilken nivå men tänk så här:

Stora uppgifter
En stor uppgift är något som tar mellan en till tre timmar eller mer men att det är den tiden du väljer att lägga under en och samma dag. Det är projekt som pågår över tid eller ett mindre projekt som kräver fokus och uppmärksamhet.

Här väljer du en uppgift.

Mellanstora uppgifter
En mellanstor uppgift är sådant som tar omkring en timme. Något som du gör som inte kräver att du tar en längre paus mellan.

Här väljer du tre uppgifter.

Mindre uppgifter
En mindre uppgift tar definitivt under timmen och ibland enbart en kvart. Det är sådant som du lägger in under dagen för att få variation från den stora uppgiften och mellan de mellanstora uppgifterna.

Här väljer du fem uppgifter.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralistaSjälva planeringen

När du planerar inför din dag eller för all del din vecka utgår du från denna mall. Det hjälper dig att bedöma vad som är viktigast eftersom du utgår ifrån uppgiftens storlek och när uppgiften behöver vara klar. Dessutom ger det dig möjlighet att bedöma att din tid under dagen eller veckan räcker till.

Du kan alltså välja att använda mallen som en del av din veckoplanering eller för din dagliga planering. Du kan också ha den som både veckoplanering och daglig planering. Du kan se det som att du skriver huvudrubriken på veckoplaneringen och underrubrikerna på den dagliga. Alltså du skalar ner den stora uppgiften i mindre. Det är lättare att arbeta i mindre sjok än stora. Ett stort projekt blir inte lika överväldigande då och det ökar också motivationen att komma igång.

Gör då så här så kommer du märka att du har bättre koll och din effektivitet och ditt fokus ökar. Att ha ordning på sina prioriteringar gör att du får tid över till annat.

1-3-5-metoden en riktigt bra att göralista

8 In effektivitet/ fokustimme/ produktivitet

7 anledningar till att du ska upp och hoppa

upp och hoppaNär började du din dag idag? När du går upp på morgonen och när du börjar din dag är inte nödvändigtvis samma sak. Det är inget självändamål att gå upp tidigt på morgonen, utan om du väljer att göra det så ska det ha ett syfte. Sova är trots allt både bra och skönt. Min fråga lyder kanske egentligen:

Vad behöver du för att komma igång?

Upp och hoppaVi har lika mycket tid

När jag pratar med mina klienter eller människor som jag träffar och de berättar för mig att de inte hinner göra det de önskar så ställer jag ofta just den här frågan. Vad behöver du för att komma igång? Vi har ju alla lika mycket tid och ändå hinner vissa med mycket mer. Jag tror absolut att vi är olika och att vissa bara är så där effektiva men en sak som de som är effektiva har gemensamt är att de använder tiden till de önskar få gjort. Alla som är effektiva är inte nödvändigtvis organiserade så det kan går inte att använda som argument. Jag har träffat de mest röriga människor som får gjort bra mycket mer än mig och jag är en effektiv person.

Det är upp till dig

Om du önskar använda din tid till att titta på teve eller surfa på nätet så är det helt upp till dig men då kan du inte klaga på att du inte får annat gjort. Eller om du önskar att cykla hela dagarna så är det också okej men då kan du inte klaga på att det inte är städat hemma eller att du inte hann med det ena eller det andra.

Du kan inte klaga på att du inte uppnår dina mål om du inte använder den tid du har till förfogande för att ta steg framåt. Det är helt upp till dig att göra framsteg. Självklart kan det komma hinder i vägen men om du aktivt arbetar så kommer även hinder att skingras.

Om du vill få saker gjorda som idag inte blir gjorda för att du kanske inte använder tiden rätt eller för att du sover bort din morgon eller för att morgontimmarna eller kvällstimmarna för den delen försvinner till onödiga saker så föreslår jag det här: Upp och hoppa!

Upp och hoppa7 anledningar till att du ska upp och hoppa

1. Hoppa upp på morgonen
Jag vet att det kan vara tufft att gå upp tidigt men jag lovar att det är en vanesak. Om du verkligen vill nå ett specifikt mål så fråga dig själv om det kanske kan tänkas vara värt att komma igång i god tid på morgonen. Slösa inte bort morgontimmarna. De är magiska.

2. Hoppa upp ur soffan
Det är trevligt att se film eller följa serier men frågan är om det är värt det om det gör att du inte når dina mål. Vad tar du tid ifrån? Och tänk dessutom vilken skillnad det gör för hälsan. Det är inte nyttigt att sitta still. Gå en promenad istället och samla dina tankar och låt din idé gro. Vi blir inte framgångsrika framför teven.

3. Hoppa upp och avsluta något
Har du något som väntat länge på att bli färdigt? Kan vara värt att göra det istället för att ligga och dra sig på morgonen eller sitta kvar i soffan?

4. Hoppa upp och påbörja något
Har du en idé du velat komma igång med länge men inte tar dig för? Försök att ignorera det hinder du känner och sätt igång. Gör något litet som gör att uppgiften är igångsatt. Använd motivationen du kommer känna av att ha påbörjat till att fortsätta.

5. Hoppa upp och få försprång
Om du börjar tidigare får du försprång istället för att ständigt känna dig efter. Du kan slippa stressa. Det behövs inte mycket mer än en timme för att känna sig rik på tid.

6. Hoppa upp och gör något med en annan person
Finns det någon som du saknar eller som du borde ha tillbringat tid med? Kanske finns det någon på din arbetsplats du velat lära känna länge. Ta några minuter och gå förbi deras skrivbord och säg hej. Ring en vän. Det behöver inte ta hela din dag.

7. Hoppa upp och gör något annorlunda
Vad skulle hända om du skulle göra något du inte brukar? Frångå din vanliga rutin och vidga din komfort zon. Vem vet vad det kan leda till?

Vilken gillar du?

Upp och hoppa

6 In effektivitet/ lista/ produktivitet

Ett oräkeneligt antal småsteg – 10 principer för framgång

10 principer för framgång

Vad är framgång egentligen? För någon kan det vara att springa ett maraton, för en annan att lägga sig nöjd på kvällen och för ännu en annan att klara av att göra ingenting en stund. Något det är för alla är ett oräkneligt antal småsteg. Idag bjuder jag på 10 principer för framgång som jag tycker överensstämmer med hur jag tänker.

Definitionen på framgång

Framgång definieras som något som man lyckas med eller något man uppnår men också att resultatet överträffar förväntningarna. För att kalla något en framgång behöver det ha funnits en tanke, vision eller uppsatt mål i början. En riktning att styra mot. Om ett halvår ska jag springa maraton och komma i mål. Det som är framgång för mig är kanske något som du inte värderar speciellt högt medan något som är framgång för dig är något som jag bara drömmer om att klara av. Med andra ord, framgång är svårt att jämföra.

Det är vanligt att vi mäter framgång i pengar eller hur mycket en person syns på TV men för den personen kanske det är vägen mot den faktiska framgången. Det kan inte vi veta. Och det intressanta med framgång är att mållinjen är gjord av stretch. Den hamnar längre och längre fram ju närmare vi kommer. Varför? Jo, för vi tycker om att utvecklas och vi ser hela tiden mer potential och möjligheter.

10 principer för framgång

10 principer för framgång

1.Du har ansvar för din framgång
När du bestämmer att ditt liv är ditt eget är den dagen då framgång blir möjligt. När du förstår att du ansvarar för att du tar dig framåt.

2. Du behöver inte återuppfinna hjulet
För att bli framgångsrik betyder inte att du behöver komma på något helt nytt. Det går bra att se vad andra har gjort och sätta din egen prägel på det. Om du ska springa en maraton så finns det säkert hur många träningsprogram som helst. Välj ett.

3. Inget framsteg utan handling
Om du inte påbörjar idag så kan du inte avsluta imorgon. Sätt igång direkt och börja röra dig i rätt riktning. Då kommer framgången.

4. Uthållighet vinner
Det tar tid att nå fram och det gäller att vara uthållig. Det går inte att bestiga Mount Everest på en dag. Det krävs förberedelse, ett helt team som hjälper dig och sedan många många dagar av vandring.

5. Fokus är allt
Det enda sättet att effektivt ta sig framåt är genom 100 % fokus på uppgiften. När du jobbar med ditt specifika mål gäller det att du gör enbart det. Många bollar i luften tar dig inte dit du vill.

10 principer för framgång

6. Misslyckande är nödvändigt
Kom ihåg att om det du tänkte inte riktigt fungerar så finns det alltid möjlighet att tänka om och börja om igen. Låt dett misslyckande vara en erfarenhet att använda för att nå fram.

7. Positivitet föder produktivitet
Att gå runt och känna att ingenting fungerar kommer inte hjälpa dig framåt. Positivitet tar dig en lång väg. Till och med genom det som just nu känns omöjligt. Leta fram något som fungerar i allt det svåra och fokusera på det en stund.l

8. Tro på att du kan
Det känns kanske ouppnåligt nu men du behöver tro på att du kan nå dit du vill. Engagemang, uthållighet, beslutsamhet och tid är det som kommer ge dig den framgång du önskar.

9. Hjälp andra
När du hjälper andra människor bli bättre blir du bättre samtidigt. När du klurar på hur du kan hjälpa någon annan kanske du samtidigt kommer på lösningen på ett problem i din process. Många av de mest framgångsrika människorna lägger mycket tid på att hjälpa andra.

10. Framgång är ett oräkneligt antal småsteg
Under din resa växer du som människa. Du lär dig nytt och du möter nya människor. För att uppnå det du önkar är det viktigt att du är villig att utvecklas.

2 In planering/ produktivitet

April, april, I love you

APRIL, APRILI LOVE YOU

Bästa månaden på året är här. Det är april och med den kommer våren, blommorna, solen, värmen och dessutom fyller jag år. Hurra för mig.

Detta skrev jag om i mars

Innan jag börjar att gå igenom mina mål för april vill jag se tillbaka på mars. Mars är lite av en transportsträcka känner jag varje år. En mellanmånad på något sätt. Jag är trött på vintern och vill bara att våren ska komma. Min vårtrötthet slog till tidigt i år så en del av mars kändes som ett töcken och dålig energi som resultat.

Under mars skrev jag mycket om nya boken vilket inte var så konstigt eftersom det äntligen var dags för boksläpp. Jag skrev också om dagarna när inget känns peppande och jag startade ”Breven från dorro”.

Jag ska bara Dorotea Pettersson

Jag fick hem ett första exemplar av boken och jag blev genast lite nykär. Känslan när den låg där i brevlådan är lite svår att beskriva faktiskt.

mål

Jag skrev om att det finns dagar då inget känns speciellt peppande och att det är okej att känna så.

Det du önskar ska du få

Jag testade er lite genom att ge er möjligheten att önska er vad ni ville och några av er önskade och ska efter hand få det ni önskade.

från ax till limpa

Jag skrev ett inlägg om min bokresa så om du går i bokskrivartankar läs det här inlägget.

Tre förslag inför tidsomställningen inatt

Självklart kunde jag inte undvika att skriva om tidsomställningen så jag tipsade om tre saker att tänka på och så skrev jag även en debattartikel som publicerades hos SVT opinion.

breven från dorro

Jag skickade ut det första brevet till er som prenumererar på mina nyhetsbrev. Från och med nu är de mer personliga och handlar inte om det ni kan läsa om på sociala medier. Det går såklart bra att skriva upp sig på listan nu också. Brev nummer två skickar jag denna veckan.

ticseJag avslutade månaden med TV och galamiddag. Fint ska de va’.

Månadens mest lästa inlägg

Det inlägg som flest av er läste var: Hur vet du att du prokrastinerar? En definition och på andra plats kom inlägget om tidsomställningen.

April, april

Då tar vi och pratar lite om april. En ny månad kräver nya mål och för mig skulle jag nog säga att månadens ord är.

STRATEGI

Det kan tyckas att det enda jag gör är att skriva strategiplaner och ibland känns det så också. Det jag behöver göra är att justera min strategi utifrån sådant jag tog till mig under konferensen. Jag har att göra kan man säga men det mesta känns roligt.

När du ska sätta mål inför en ny månad så börja med att titta bakåt som jag precis gjorde.

√ Vad gjorde jag?
√ Vad resulterade det i?
√ Vad behöver jag göra för att ta mig framåt?

Titta i din kalender och se vad som finns bokat redan och anpassa sedan dina uppgifter/aktiviteter efter det. Utgå från den tid du har till ditt förfogande och planera så att du har tid för det viktigaste. Se till att planera in ”detta ser jag fram emot aktiviteter” och gör plats för det oförutsedda men också pauserna.

 

0 In fokus/ Jag ska bara/ produktivitet/ Tid

Det jobbiga guppet i den kreativa processen

den kreativa processen

Idén är superbra. Energin sprudlar och det är svårt att hålla sig från att komma igång. Det känns verkligen helt perfekt och medan planen skrivs blir allt kristallklart. Arbetet sätts igång och plötsligt känns det lite svårare än vad det verkade och engagemanget och takten minskar. Det känns inte roligt alls. Det känns rentav väldigt dåligt och självkänslan skjunker. Trots det fortsätter arbetet med den ursprungliga idén och det börjar klarna igen. Det var bara en litet gupp där i början men det hela flyter på nu. Det känns perfekt.

Känner du igen dig?

Den kreativa processen

Den kreativa processen kan kännas lurig. Den kanske inte är exakt som jag beskriver här men något i den stilen. Som entreprenör känner jag i alla fall igen mig mycket väl och jag ser det hos mina entreprenörs-vänner också. Många sprudlande idéer där vissa blir till något konkret men vägen till resultat är ofta ganska krokig.

Det jag märker med personer med många sprudlande idéer är att de oftast inte är rädda för utmaningen. De antar den gärna och gör det med entusiasm men så händer något. Det där guppet kommer och det är inte alltid det finns energi för att ta sig över. Projektet blir liggande och det händer inte så mycket mer. I alla fall inte förrän det utlovade datumet för lansering närmar sig. Då blir det eld i baken och guppet tas snabbt och det rullar på. Självklart hinner de bli klara i tid.

den kreativa processen

 

Parkinsons lag

Det här att man blir klar i tid oavsett trots att man väntar till sista stund kallas för Parkinsons lag:

En arbetsuppgift kommer att ta exakt den tid som är avsatt för ändamålet.

Den stämmer om tiden för utförandet av arbetet är rimlig från början. För väldigt många är det så att hälften av jobbet görs på 80 % av tiden. Det betyder att du fortfarande har hälften av arbetet kvar att göra när du har 20 % av tiden kvar. Visst känns det onödigt?

Men varför?

Den stora frågan att ställa sig är förstås varför det blir så här? Det finns det ingen enkelt svar på. Det handlar om hur vår hjärna fungerar och hur vi fattar beslut. Beslut som många gånger är omedvetna och som gång på gång gör att man hamnar i klistret.

Och just detta handlar min nya bok om.

jag ska bara

0 In fokus/ planering/ produktivitet/ Tid

3 faktorer för att hitta balans mellan arbete och ledighet

3 FAKTORER FÖR BALANS MELLAN ARBETE OCH LEDIGHET

Jag är ju bortrest nu och mitt fokus ligger främst på att komma igång att träna och detta medför att jag har schema att hålla mig till under dagarna. Det är egna pass blandat med gruppträning av olika slag. Jag har lagt om det mesta av mitt arbete under den här tiden men vissa saker behöver jag ändå göra så idag vill jag prata lite om avgränsningar och att vara närvarande. Om det här med att hitta balansen mellan arbete och ledighet.

En sak i taget

Att åka iväg för att fokusera på sig själv är nyttigt och bra för oss alla men det är inte alltid något som är möjligt. Så tänk att det är semester med familjen du ska på och du lämnar ditt arbete med några  arbetsuppgifter som inte blev helt klara och som du behöver bli klar med. Din semester är just nu prio ett och du förstår att du behöver hitta en balans mellan de här två världarna. För just så tror jag att man behöver tänka ibland. Det är två världar och mellan dessa går en bro och mest ska du vara på semestersidan och då ska jobbsidan stängas av med en bom. Hur gör man? Samma regel gäller som alltid, en sak i taget.

Att göra en sak i taget gäller i stort sett alla sammanhang eftersom det bästa sättet att få något gjort bra och effektivt är genom att vara fokuserad. Och även här är fokus viktigt. Fokus på det som gäller just nu. Som jag ser det är det främst tre faktorer som är viktiga att ha koll på för att hitta balansen i mellan arbete och ledighet. Får du ordning på dessa så kommer det gå som en dans.

3 faktorer för balans mellan arbete och ledighet

3 faktorer för att hitta balans mellan arbete och ledighet

1. Avgränsa
Det är bra om du tydliggör för dig själv vad som är viktigt just nu. Vad är huvudsyftet med det du ska göra och hur kan arbete få plats i det här. När du har definierat det kan du börja se över när, vad och hur det ska gå till.

Det kan vara på en semester där huvudsyftet är att vara med familjen men du vet att barnen vilar en viss tid på dagen och då tycker din partner om att ligga i en solstol att läsa. Det är ett perfekt tillfälle för dig att sitta med ditt arbete.

Eller så är det i din vardag där det snarare är tvärtom. Du vill få in träning under din arbetsdag. När passar det bäst att lägga in en sådan stund?

Att vara avgränsande ger dig möjlighet till närvaro och det är planeringen i det här fallet som ger dig den möjligheten.

3 faktorer för balans mellan arbete och ledighet

2. Planera smart
I know. I know. Nu kommer det igen men det är så här det är. Planering är A och O i så många sammanhang och även denna gången.

Under min rehabvistelse utgår i från schemat som jag får eftersom de tiderna just nu går före allt annat. Jag ser över min att göralista som för tillfället inte är speciellt lång och så bokar jag in arbetstid där det passar. Idag till exempel passar det bäst på morgonen så nu har jag suttit med arbete sedan klockan 06:00 med frukoststund som paus. I eftermiddag har jag en nytt hål där jag kan arbeta om jag vill det.

Det gäller alltså att vara lite smart med planeringen så att arbetet hamnar i de tydliga mellanrummen där det inte stör eller att bryter av annat. Om du tar dig tid i fem minuter att se över vad som händer idag så kommer du kunna hitta bra sätt att även få in arbete utan att det ska störa din semester eller din egentid eller ett avbrott i arbetsdagen utan att det blir ett störmoment i arbetet.

3. Var närvarande
Att göra planeringen är det lätta i sammanhanget känner jag. Det svåra är att byta fokus och att inte låta det ena störa det andra. Jag vill till exempel inte känna mig stressad över en arbetsuppgift mitt i ett qigong-pass eller att jag under tiden jag skriver något känner att klockan tickar och jag verkligen behöver klämma fram text nu. Så kan jag inte ha det.

Det gäller att samla sig, släppa och vara helt närvarande i det som gäller just nu och jag tror att det är fullt möjligt. Det handlar om de egna kraven och vad som är viktigt. Sätt tydliga ramar och kom ihåg syftet med att du avgränsar.

Tänk dig bron igen. När du går över den så lämnar du det andra bakom dig för en stund. Det ligger kvar där och kommer vara kvar när du kommer tillbaka. Det behöver du inte oroa dig för alls. Lek med barnen, ät middag med din partner eller gå på ett yogapass. Andas. Du behöver inte bry dig om rapporten som inte är klar för den springer inte iväg. Släpp den helt.

Att vara närvarande innebär att vara här och nu och i det som händer. Det är att se det som pågår och vara delaktig i det. Åka kana med lilla barnet och roas av barnets glädje eller att känna att kroppen blir varm av yogan. Känna och se.

Så där, nu är mitt arbetspass slut och jag ska iväg på qigong.

3 faktorer för balans mellan arbete och ledighet

7 In fokus/ lista/ produktivitet

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag

En à la dorroguide för att flytta kontoret till sängen för en dag

Har du dagar då du helst skulle vilja stanna i sängen hela dagen? Det har jag. Jag börjar känna mig krasslig och ute blåser det på riktigt ordentligt. Stundvis regnar det i sidled så som det gör i Göteborg. En dag som denna tar jag med datorn upp i sängen och väljer arbetsuppgifter som passar lika bra att göra från sängen som från kontoret. Så jag tänker att jag passar på att bjuda på en lista för en optimal kontorsdag från sängen. För visst har du längtat efter en sådan i hela ditt liv?

Möjligen ett överflödigt inlägg

Kan hända att ett inlägg om att arbeta från sängen är överflödigt eftersom det inte är speciellt svårt att sätta sig i en säng och jobba. Men för mig krävs det vissa saker för att jag ska kunna få mitt arbete gjort. En dator räcker inte riktigt. Så idag bjuder jag på en lista över vad jag behöver för att kunna arbeta från sängen. En à la dorro-guide kan man säga.

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag

1. Te
Te är en total självklarhet. Jag jobbar aldrig utan te. Så en kanna med nybryggt te behöver bäras upp tillsammans med för dagen lämplig mugg. Är det dessutom så att teet är bryggt av en kärleksfull man före han gick till jobbet är det en bonus.

2. Dator
Såklart är det svårt att arbeta utan dator så den bärs upp med tillhörande laddningsladd så att det inte behöver bli en extravända senare.

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag
3. Dagens planering
För att jag ska kunna jobba effektivt behöver jag såklart ha med mig dagens planering till sängen. Det är inte alls säkert att jag kommer ihåg vad jag har prioriterat för dagen även om planeringen är skriven idag. Utan den blir det lätt att mitt fokus flackar.

4. Hund
För att höja mysfaktorn är det att föredra att ha sällskap av kontorshunden som gärna gosar ner sig under täcket och som med jämna mellanrum morrar till för att jag råkar nudda honom med fötterna.

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag

5. Telefon
Eftersom jag jobbar så behöver telefonen finnas till hands för inbokade coachingsamtal eller om någon försöker nå mig. Och ja, Instagram såklart.

6. Papper och penna
Jag skriver ju väldigt mycket för hand. Inte minst i min Bullet Journal men också annat så papper och penna kan jag inte vara utan.

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag

7. Musik
Jag arbetar bäst med ljud omkring mig så Spotify med valfri spellista blir helt perfekt. Att föredra är trevlig tejazz men underligt råkade det bli sonens spellista med en blandad kompott av Danny, Living in America och Sparka på bollen (jepp, kräver ett byte av lista snabbt). Jag bjuder på en te-jazz-lista senare idag.

8. Kamera
Jag har alltid kamera nära till hands. Just när jag jobbar från sängen finns det förstås inte mycket att fotografera men man kan aldrig veta när inspirationen kommer så det är lika bra att den kommer med.

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag

9. Snacks
Något att tugga på är inte helt dumt att ha. Vad det blir varierar från gång till gång. Det beror på vad jag har hemma. Jag blir extra glad om det finns kex och någon god ost hemma. Då känns det extra lyxigt att ha en dag i sängen.

10. Vila
Det ligger väldigt nära till hands att lägga sig ner och vila när man jobbar från sängen. Det är helt okej men då är det viktigt att lägga in det som en paus som är berättigad. Det är trots allt en vanlig arbetsdag.

10 saker du behöver för att göra kontorsjobb från sängen en dag

4 In downshift/ enkelhet/ fokus/ freebie/ planering/ produktivitet/ Tid

3 saker jag ska göra i år som ökar både tids- och pengakontot

3 saker jag ska göra i år som ökar både tids- och pengakontot

Jag har funderat mycket på uttrycket tid är pengar. Det sägs rätt ofta tycker jag men jag frågar mig om alla verkligen lägger in samma betydelse i uttrycket. Jag tror inte det. Jag tror vi relaterar till orden utifrån våra egna referensramar gällande både pengar och tid.

Tid är pengar

Visst är det så att tid är pengar. Vi vill gärna att den tid vi lägger ner på ett arbete sedan också speglas på lönechecken. Men ibland gör vi också saker för att vi tycker det är roligt och det är värt den tid vi lägger ner trots mindre betalning.

Jag kan se många aktiviteter där tid och pengar hör samman. Till exempel städhjälp eller mat till dörren tjänster. Du väljer att betala för en tjänst för att själv få tid till att göra annat. Men det går också att se på det från andra hållet. Att minska ner på kostnader för att få tid på köpet och den biten finner jag intressant. Det är här jag vill fokusera under 2017.

Hur kan jag minska ner på kostnader och samtidigt få mer tid?

Jag vill både spara tid och pengar

I år står skapande av passiva inkomster högst upp på listan för mig som företagare. Passiva inkomster innebär att jag gör en större arbetsinsats i skapandet av en produkt som i mitt fall kan vara en digital kurs eller en bok. När produkten är klar kan jag sälja den under längre tid utan att lägga in mer arbete.

I mitt liv i övrigt är det enkelhet som är ledordet. Jag vill stanna upp, se det enkla och  använda min tid ännu mer rätt. Och jag vill spara pengar genom att tänka på vad jag köper och vad jag använder. Inte totalt köpstopp men nästintill.

Jag har funderat på hur jag ska göra detta under december när jag har summerat 2016 och satt mina mål för 2017. Många tankar har snurrat och några har landat. Det går inte att göra allt på en gång så jag har valt ut tre saker som jag tänker göra där två är för min egen del och en är till er.

3 saker jag ska göra i år för att öka både tids- och pengakontot

Så jag har tänkt ut två saker som jag tror att jag kan klara av under 2017 och en sak som jag vill ge till er.

1. Capsule Wardrobe
I min garderob finns massor med kläder i olika storlekar. Trots det så tycker jag att jag inte har det jag behöver. I år är året då jag minskar ner urvalet och inte köper nytt. På så sätt sparar jag både pengar och tid.

2. Matsedel samt storhandla
Egentligen självklart men här behöver jag verkligen skärpa mig. Mat kan vi inte sluta köpa så tänka till är inte så dumt. Att göra en matsedel varje vecka som sedan används som underlag vid en storhandling sparar både tid och pengar.

3. TimeToAccount
Det jag vill ge till er är ett sparkonto för tid. Ett sätt att förtydliga att om du fokuserar på det du gör så får du mer tid till annat.

Detta är en Capsule Wardrobe

Jag har redan skrivit om detta men då sa jag att det är något jag inte kommer satsa på under året men att jag är nyfiken på det. Jag lutar dock mer och mer åt att jag visst ska ge mig in på den här lite läskiga grejen.

Det finns lite olika sätt att göra detta på men det går ut på att minska ner sin klädgarderob till enbart det man kommer att använda. Man väljer ut kläder som går att kombinera ihop till flera outfits som passar ens liv. Ett sätt är att dela upp det i 30 plagg, 3 par skor och 3 ytterplagg till exempel. Underkläder och träningskläder ligger utanför detta men det betyder inte att man ska ha hur mycket som helst av det heller.

Man väljer helt enkelt ut klädesplagg som går att matcha samman med varandra. Tre kjolar/klänningar, tre par byxor, tre koftor/kavajer och så vidare. För business och pleasure.

Varför ska man göra på det här sättet? Jo, det minskar inköpen av kläder och framför allt att köpa ännu ett plagg som redan finns i flera varianter i din garderob. Du sparar pengar för du gör inte spontaninköp. Du gör inga köp alls. Dessutom sparar du tid. Du behöver inte stå och välja varje morgon. Du har färdiga outfits. Du tar den som passar dagens agenda och så är du klar. Hur bra som helst.

Riktigt hur jag ska gå tillväga har jag inte bestämt men jag  kommer utgå från säsong. Så tre månader i taget.

capsule wardrobe

Skriva matsedel och storhandla känns enkelt

Jag brukade vara så duktig på det här. Jag skrev alltid matsedel på måndagar för att då kom mataffärernas extrapriser ut och utifrån dem bestämde jag middagar och skrev inköpslistan. Mannen och jag storhandlade alltid på måndag kväll och sedan gick vi enbart till affären om det var akut.

Nu handlar vi hela tiden känns det som och det är verkligen dumt. Det blir onödigt dyrt. Så skärpning på den här punkten. Jag vet precis hur man gör. Enkelt.

post

TimeToAccount är ett sparkonto för tid

Jag har länge funderat på hur man skulle kunna spara tid. Vi vet ju alla att det inte går. Alla har 24 timmar. Vi kan inte skynda på i vårt arbete och tänka att det gör att jag sparar tio minuter till något annat jag behöver göra. Eller jo, det går väl på sätt och vis men det leder till stress och kanske blir inte arbetat så bra gjort.

När vi arbetar är det två saker som står högt på listan. Det är att utföra arbetet effektivt och sedan få belöning för utfört arbete. Det kan vi styra över med att vara noga med prioritering och fokus. För detta belönas vi med lön eller annat som är avtalat. När det kommer till belöningsdelen kan du lägga till många fler nivåer om du vill och för det har jag skapat ett system.

Belöning är superviktigt för att vi ska arbeta överhuvudtaget. Vi tycker om att få något när vi är klara och gärna under tiden om det vi gör är ett längre projekt. Med TimeToAccount, som mitt lilla system heter, så bestämmer du vad det är du vill få som belöning och sedan ger du dig själv ett antal minuter efter varje gång du arbetat med ditt bestämda projekt. Låter kanske underligt och svårt men det är det inte.

Låt säga att du arbetar i 30-minutersperioder. För varje sådan period tilldelar du dig själv fem minuter. Dessa minuter loggar du i ett enkelt formulär. I förväg har du bestämt vad du vill belöna dig med. Det kan vara att åka på spa eller se en film med en vän. När du har sparat upp antal tid du behöver gör du ett uttag. Självklart har du inte sparat tid bokstavligt men du har peppat dig själv och belönar dig för utfört arbete. Detta är en sorts motivator kan man säga.

Ladda ner TimeToAccoount så förstår du bättre. Det kommer hjälpa dig att känna dig mer motiverad vilket hjälper ditt fokus och ökar din effektivitet. Och som bonus kommer du har roligt och få egentid (om det är det du önskar).

Berätta gärna vad du tänker göra

Det är alltid roligt att få höra vad ni tänker. Hur tänker du göra för att spara tid och pengar i år? Några idéer?

Fyll i här så får du TimeToAccount

TimeToAccount