Hur lång tid tar det? Lär dig bedöma tid

En av de saker som många av mina klienter och läsare tycker är svårast är att bedöma hur lång tid olika uppgifter och aktiviteter tar. Hur ska jag kunna tidsbestämma uppgifterna på planeringen om jag inte vet hur lång tid det tar för mig att utföra? En bra fråga helt klart och mitt svar är väldigt sällan uppskattat: Det kan enbart du veta.

TIDSÅTGÅNGEN ÄR INDIVIDUELL

Jag vet inte hur lång tid det tar för dig att göra en uppgift tyvärr. Jag vet bara hur lång tid det tar för mig. Däremot är jag väldigt duktig på att uppskatta hur lång tid det mesta tar att göra men det är ändå inte min sak att tala om det för dig. Du behöver lära dig det själv. Och det kan du!

TRÄNING GER FÄRDIGHET

Att bedöma tid är en träningssak. Det är något som du får lära dig utifrån erfarenhet och det gör du genom att vara noggrann i din analys av din planering. Alltså när du gör din planering så skriver du också hur lång tid de olika uppgifterna ska ta och sedan när du utför dessa så klockar du dig. Den tid det sedan tar skriver du också in i din planering och på så sätt kommer du få en referensram för framtida planering. Du kan inte från ena dagen till den andra veta hur lång tid det tar. Du får kolla dig själv helt enkelt. Detta gör du under en period och sedan har du din referensram klar att titta på när du planerar och efter ännu ett tag så sitter det i ryggmärgen.

EN MALL TILL DIN HJÄLP

Men för att hjälpa dig en bit på vägen så har jag skapat en enkel mall åt dig. En mall där du utifrån tid skriver in olika uppgifter. Detta trots att jag i förra inlägget talade om för dig att uppgift går före tid men detta är för att du ska kunna skapa dig en bedömningsförmåga. Det är fortfarande alltid storlek på uppgift som avgör vilken tid det kommer att ta.

Jag hoppas du får en fingervisning med hjälp av denna mall.

 
dorro.se dorro.se

Välkommen till återupplivningen av bloggen

Eftersom det varit tyst här på bloggen alldeles för länge så bestämde jag mig för att slå på stora trumman och kicka igång bloggen igen. Det gör jag med detta bloggevent som du är varmt välkommen till.

Idag bjuder jag på TRE saker:

1. Inlägg om förhållandet mellan tid och uppgift.
2. Utlottning av en valfri burk te av Johan & Nyström från butiken Bara Bokstäver.
3. En pdf om förhållandet mellan tid och uppgift som du kan skriva ut och ha till hjälp i ditt dagliga planerande.

Jag hoppas att du tycker detta känns roligt.

1. FÖRHÅLLANDET MELLAN TID OCH UPPGIFT

Varje dag hamnar vi in situationer där vi behöver bestämma oss för vad som är viktigast och mest bråttom att ta tag i för att komma vidare i vårt arbete, i våra projekt eller i att få tidspusslet att gå ihop. Hur du fattar dessa beslut är avgörande för ditt resultat men också för din stressnivå. Om du planerar rätt från början har du största möjlighet att minska på stressen och få det du önskar gjort.

För att det ska bli bra är det viktigt att förstå sig på förhållandet mellan tid och uppgift. Ett av de vanligaste sätten att ta sig för dagens uppgifter är att skriva en lista och sedan bocka av efter hand. Det som händer då är att tiden lätt springer iväg och kvar på listan finns kanske flera viktiga och stora uppgifter kvar.

Om du ska få de viktigaste uppgifterna klara i tid behöver du tänka på samspelet mellan uppgift och tid. Det är uppgiften som bestämmer tiden och inte tvärtom. Med det menar jag att när du tittar på din lista och väljer ut vad du ska göra idag behöver du sätta rätt mängd tid utifrån uppgiftens storlek. Alltså inte titta på klockan och tänka – Vad hinner jag med att göra nu? Detta ska vara klart och planerat när du påbörjar din arbetsdag.

PRIORITERING

När du tittar på din lista behöver du göra en prioritering av uppgifterna. Vad är viktigast eller vad är mest bråttom att få gjort. De saker som hamnar i kategorin viktigt och/eller bråttom bör göras först. När du gör denna bedömning utgår du ifrån storlek på uppgiften och utifrån deadline. Både din egna och andras. Har du inga deadlines på dina uppgifter är det en bra idé att börja med det. Det kommer hjälpa dig i din dagliga prioritering.

Välj ut tre uppgifter/aktiviteter varje dag som är de mest relevanta att ta tag i. De andra uppgifterna du har på din lista gör du mellan de prioriterade uppgifterna eller efter att de är klara. Om du tycker det är svårt att veta hur mycket du hinner med på en dag så räkna minuter och timmar. Hur mycket tid har du satt på dina tre prioriterade uppgifter och hur mycket beräknar du att ha kvar.

HINNA I KAPP TID

Det går inte at planera för allt. Det händer saker vi inte räknat med hela tiden. Det är så livet ser ut och det är inte mycket du kan göra åt det. Det du däremot kan göra är att se till att planera in ”hinna i kapp tid”. Alltså extra tid för att få klart uppgifter du av någon anledning inte hann med. Detta är inte en biljett för att få lov att prokrastinera utan ett sätt att lägga luft i din dag för det oväntade. Kanske kan du frilägga tiden på fredag eftermiddag för att avsluta vissa uppgifter eller så lägger du in 30 minuter varje dag.

SAMMANFATTNING

Det jag skrivit om kan delas in i tre regler att hålla sig till när du planerar. Dessa är:

1. Börja med de stora uppgifterna och gradera ner till de mindre. Utgår från deadline.
2. Uppgift vinner över tid.
3. Planera in ”hinna i kapp tid).

2. UTLOTTNING

Ett bra event har en utlottning. Eller hur? I denna utlottning kan du vinna en valfri burk med te från Johan & Nyström från butiken Bara Bokstäver och boken Tid för te.

För att vinna behöver du kommentera på detta inlägg och på detta inlägg inne hos Bara Bokstäver. För att vinna behöver du alltså ha kommenterat på båda ställena.

Utlottningen pågår till på fredag den 27 maj klockan 12:00.

återupplivning av bloggen_

 3. PDF OM FÖRHÅLLANDET MELLAN TID OCH UPPGIFT

Ladda ner denna pdf och använd den som en guide i din dagliga planering.

Skärmavbild 2016-05-22 kl. 17.32.54

BLOGGENS UPPLÄGG

Syfte

Tanken med den här bloggen är att du ska vilja återkomma hit för att få tips om hur du kan få kontroll på din tid men också hjälp med planeringen i ditt dagliga liv.

Inläggsintervall
Det kommer bli två inlägg i veckan med varierande innehåll.

En gång i månaden kommer ett avsnitt av ”Samtal över en kopp te”. I ”Samtal över en kopp te” fördjupar jag mig i något av den senaste månadens ämnen eller så svarar jag på en fråga från er läsare.

Min fokustimme
Om du vill berätta om hur du lägger upp din fokustimme eller vad som var anledningen till att du började kommer den möjligheten finnas en gång i månaden.

Om du är intresserad att dela med dig så mejla mig på dorotea@dorro.se så skickar jag ett frågeformulär till dig.

HJÄLP MIG

Du får gärna komma med förslag på ämnen eller ställa frågor som jag kan skriva om eller prata om i ett avsnitt av ”Samtal över en kopp te”. Skriv ditt förslag på ämne eller din fråga som en kommentar under valfritt inlägg eller mejla det till mig, dorotea@dorro.se.

TACK FÖR IDAG!

Tack så mycket för att du kikade in här idag. Det gör mig verkligen glad. Glöm nu inte att kommentera för att vara med i utlottningen av te och bok.

Och förstås: Välkommen tillbaka!

T-TE_hallon_vanilj_hemsida-1680x1120

framsida_highres

Återupplivning av bloggen

Nu får det vara slut med sporadiska inlägg här på bloggen. Dags för återupplivning.

Bloggen ska vara en plats du vill återvända till för att få tips och hjälp för din dagliga planering, skapa målplaneringar och för att skapa rutiner kring din fokustimme. Det kommer bli en blandning av allt möjligt men allt kommer att handla om tid på ett eller annat sätt.

På tisdag den 24 maj blir det helt enkelt nypremiär och det vill jag fira tillsammans med er. Anmäl ditt deltagande i eventet på Facebook eller så dyker du bara upp här på bloggen på tisdag klockan 12:00. Då utlovas ett färskt inlägg.IMG_4258

Ett urval från #100daysofplanninghacks

Jag postar ju #100daysofplannninghacks på Instagram där jag har ett konto enbart för Bullet Journal. Här är ett urval från dessa.

12445768_608872992611566_571014942_n

Se till att du gör rätt uppgift vid rätt tillfälle. Vad är viktigt, vad är bråttom och är detta verkligen för mig att göra? Välj dina top 3 för dagen och gör tid för att utföra dem. NEJ är ett bra ord att kunna. Ingen kan göra allt.

12446340_656116891205146_388072374_n

Bestäm specifik tid för specifik uppgift i din planering. Nyckeln till att få saker gjorda är att avsätta tid för det. Detta är ett  sätt att göra det på i din planering.

12976443_998854856862784_1117419884_n

Det är bra att veta vilken som är ens bästa tid för arbete. Planera in det som kräver extra fokus och tankearbete under den tiden om möjligt. Ibland kan det vara bäst att lägga det du tycker är trist att göra under den tiden eftersom du då har energi och är kreativ. Min bästa tid är tidigt på morgonen.

13109075_109739676101224_1671483723_n

Stäng av Facebook och teven. Sociala medier är kanon. Där finns så mycket att se, läsa och du träffar nya människor och blir inspirerad. Det är inget fel med det. MEN om det tar dig ifrån det du har avsatt att göra då är det en dålig sak. Försök att minska ner på tiden på sociala medier och använd istället tiden till att nå dit du önskar.

13109139_1058578167534088_2010375413_n

Har du mål du vill uppnå? Det enda sättet att nå dem är genom att agera. Prata är bra men det tar dig inte framåt så se till att görandet får mer tid än pratandet.

13113997_267839983560464_1280573765_n

 

Jag vet att det kan kännas svårt men det är du som sätter dina begränsningar. Bestäm vad du vill göra och inte göra och sätt din gräns där. Umgås med de som ger dig energi och inte tvärtom till exempel. Skapa det liv du önskar genom att släppa det som inte tar dig dit du vill. Och jag vet att man har en chef, familj/släkt men man får lov att säga NEJ.

13129410_226964421005647_1589672551_n

Allt kan inte göras på en och samma dag. Det är viktigt att kunna vara flexibel så det gör ingen nytta att känna bli ledsen när en uppgift/aktivitet behöver flyttas till en annan dag. Det behöver inte betyda att du inte har använd tiden rätt. Fokusera på vad du har gjort och avsätt tid för det som du missade vid nästa passande tillfälle. MEN, detta är inte en tillåtelse till att prokrastinera. Var ärlig mot dig själv.

Vilken av dessa tycker du bäst om? 

Länk till Instagram

  • 5AM Academy